व्यवस्थापनाची मूलतत्त्वे/सर्वोच्च स्तरावरील व्यवस्थापन
प्रकरण १५
सर्वोच्च स्तरावरील व्यवस्थापन
व्यवस्थापकावर असणाच्या जबाबदारीपैकी एक महत्त्वाची जबाबदारी म्हणजे स्वत:ला सर्वोच्च व्यवस्थापनातील पदासाठी तयार करणे.
व्यवस्थापनातील हे पद इतर स्तरांवरील पदांच्या तुलनेने चार बाबतीत वेगळे पद आहे.
पहिली बाब म्हणजे, सर्वोच्च व्यवस्थापनाचे पद हे अत्यंत एकाकी असे पद असते. तुम्ही जसजसे पदोन्नती घेऊन वरवर जाता तसतशी तुमच्याभोवती खूप मंडळी असतात; पण तुम्ही ज्यांच्यावर विश्वास ठेवून गुप्त गोष्टी सांगू शकता, ज्यांच्याकडून सल्ला घेऊ शकता, किंवा ज्यांच्याबरोबर समस्यांची चर्चा करू शकता अशी मंडळी कमीकमी होत जातात. सर्वोच्च स्तरावरील व्यवस्थापकाने या बाबीची सवय करून घ्यायलाच हवी.
दुसरी बाब म्हणजे, त्या व्यवस्थापकाला ते सगळे तथाकथित ‘अंतिम' निर्णय घ्यावे लागतात. व्यवस्थापनाच्या इतर सर्व स्तरांवर सर्व बाबींचा साधकबाधक विचार करून वरिष्ठ अधिका-याला ते निर्णय घ्यायला सांगितले जाते. पण सर्वोच्च व्यवस्थापकाला जबाबदारी दुसच्यावर टाकता येत नाही आणि अंतिम निर्णय घ्यावाच लागतो. ब-याच वेळा, त्याच्यापर्यंत येणारे निर्णय हे ज्यांना मी 'गुगली' निर्णय म्हणतो तसे असतात. जेव्हा केव्हा हाताखालील व्यक्तींना भविष्यात काय होईल हे स्पष्ट कळत नसते तेव्हा निर्णय सर्वोच्च पदावरील व्यवस्थापकावर सोपवायची प्रवृत्ती असते.
उदाहरण १ :
आस्थापना व्यवस्थापक (पर्मोनेल मॅनेजर) सर्वोच्च व्यवस्थापकाकडे येऊन म्हणतो, “अत्यंत बेशिस्तीचा एक प्रकार घडला आहे. आमच्याकडे मजबूत पुरावा आहे आणि आपण कठोर शिस्तभंगाची कार्यवाही करू शकतो.
तो उच्च व्यवस्थापक त्याला विचारतो, “मग तुम्ही कार्यवाही का करीत नाहीत?"
तो उत्तर देतो, “पण तो माणूस कामगार संघटनेचा पदाधिकारी आहे आणि कार्यवाही केली तर संप व्हायची शक्यता आहे." उदाहरण २ :
उत्पादन व्यवस्थापन मुख्य कार्यकारी अधिका-याकडे जाऊन म्हणतो,
“एक नवे यंत्र आले आहे. अत्याधुनिक तंत्रज्ञान आहे - उपलब्ध असलेल्यातील सर्वोत्कृष्ट तंत्रज्ञान आहे आणि त्याच्या खर्चाचे परिमाणही आपल्याला अनुकूल आहे."
यावर तो मुख्य कार्यकारी अधिकारी म्हणतो, “मग तुम्ही ते खरेदी का करीत नाही?"
तो म्हणतो, “पण हे तंत्रज्ञान कारखान्याच्या पातळीवर कधीही वापरण्यात आलेले नाही. त्यात खूपशा गडबडी असू शकतील."
उदाहरण ३ :
वित्त व्यवस्थापक येऊन म्हणतो, “परकीय चलन कर्ज उपलब्ध आहे. व्याजाचा दरही अत्यंत कमी आहे आणि परतफेडीच्या अटीही चांगल्या आहेत."
तो मुख्य कार्यकारी अधिकारी विचारतो, “मग तुम्ही का घेत नाही?"
"ठीक," तो वित्त व्यवस्थापक म्हणतो, “पण जर चलन अवमूल्यन झाले तर आपण अडचणीत सापडू!"
दुस-या स्तरावरील अधिकारी मंडळी ही त्यांच्या त्यांच्या क्षेत्रातील तज्ज्ञ मंडळी असतात. पण अनिश्चितता असेल, चेंडू जर कोणत्याही बाजूने वळण्याची शक्यता असेल तर तो निर्णय वरिष्ठ अधिका-यावर सोपविणे हे सर्वात उत्तम! असे ते समजतात. याप्रकारे, मुख्य कार्यकारी अधिका-याकडे येणारे बहुतेक निर्णय हे ‘गुगली' निर्णय असतात.
तिसरी बाब म्हणजे, संघटनेच्या आतील आणि बाहेरील वातावरण, परिस्थिती बदलण्याची जबाबदारी. इतर अधिकारी उपलब्ध वातावरण हे ‘दिलेले' म्हणून घेऊ शकतात. हे वातावरण बदलता येईल की नाही - बदल संघटनेमध्ये आतून व्हायला हवा की बाहेरून-याविषयी मुख्य कार्यकारी अधिका-याला स्वत: प्रयास करावे लागतात. ब-याचदा, वातावरण बदलण्याची कुवत हे मुख्य कार्यकारी अधिका-याचे व्यवस्थापन प्रक्रियेला सर्वात मोठे योगदान असते.
सर्व व्यवस्थापन स्तरांवर असणारी, पण सर्वोच्च व्यवस्थापन स्तरावर धारदार होणारा समस्या म्हणजे सत्तासामर्थ्याची समस्या.
वाटणी द्यावी. हा फारसा सोपा निर्णय नसतो; कारण प्रमाणाबाहेर सत्ता-अधिकार याची वाटणी करण्याने सर्वोच्च पदावरील व्यक्ती सत्ताहीन होण्याची परिस्थिती निर्माण होऊ शकते. दुस-या टोकाला अशीही परिस्थिती असू शकते की प्रत्येकाला आपण पूर्णपणे अधिकारशून्य आहोत असे वाटते आणि प्रत्येक निर्णय हा मुख्य अधिकाच्याकडे जावा लागते; या दोहोंमध्ये संतुलन साधणे हे महत्त्वाचे आहे. हे कौशल्य सर्वोच्चपदावरील व्यवस्थापकाने मिळवायलाच हवे.
दुसरी बाजू आहे ती म्हणजे माहितीची समस्या. जेव्हा केव्हा एखाद्या व्यक्तीकडे सत्ता असते तेव्हा माहितीच्या समस्या उद्भवतात. अधिकारपदावरील व्यक्तीला ऐकायला आवडेल असेच त्याला सांगायला हवे असे प्रत्येकाला वाटते. याचा ब-याचदा अर्थ होतो की माहितीमध्ये काहीतरी भेसळ असते. तसेच, सर्वोच्चपदावरील व्यवस्थापकाकडे येणा-या मंडळीचे स्वत:चे दृष्टिकोन असतात आणि त्यांना स्वत:चे स्वार्थ साधायचे असतात. यानेही माहितीचा विपर्यास होतो. याचा अर्थ आपल्याभोवती काय चाललंय याची सर्वोच्चपदावरील अधिका-याला क्वचितच खरी माहिती असते.
अधिकारसत्तेमुळे खूषमस्क-यांची, वारेमाप स्तुती करणा-यांची, ज्यांना 'चमचा' म्हणतात त्यांची समस्या निर्माण होते. प्रत्येक संघटनेत ‘चमचा' समस्या असते. चमचे मंडळींविषयी इतरांना खूप राग असतो; पण ही काय भानगड आहे याचा कोणी क्वचितच काळजीपूर्वक विचार करतो. 'चमचे' मंडळी ही दोन्हीकडच्या काही विशिष्ट गरजांमुळे निर्माण होते. पण 'चमच्यां'वर लोक रागावतात. अलीकडे एका ट्रकच्या मागे मी अशी ओळ वाचली :
“छुरी बन, काटा बन, किसीका चमचा ना बन." चमचेगिरीला बळी पडलेला ट्रक ड्रायव्हरही होऊ शकतो.
लोक चमच्याविषयी का रागावतात? कारण त्यांना ठामपणे असं वाटतं की चमचामंडळी त्यांच्या वारेमाप स्तुती करण्याने काहीतरी अस्थानी फायदा करून घेतात आणि वरच्या मंडळींकडे विपर्यास केलेली माहिती पाठवितात.
हे घडणे अपरिहार्य आहे. जेथे कोठे अधिकार-सत्ता आहे तेथे लोक भोवती जमणारच. उघड्यावर ठेवलेल्या गुळाच्या ढेपेसारखं हे आहे. तुम्हांला माश्या, मुंग्यांना आमंत्रण पाठवायची गरज नसते. जर त्या गुळाच्या ढेपेवर माश्या, मुंग्या नसतील तर त्याचा अर्थ असा होतो की तो गूळ नव्हे तर प्लास्टिक आहे! त्यामुळे ज्याच्याकडेअधिकारसत्ता आहे त्याच्याभोवती खूषमस्कच्यांचा गोतावळा हा असणारच. जर खूषमस्करे नसतील तर त्यांचा स्वाभाविक अर्थ आहे की, त्या व्यक्तीकडे अधिकार नाही - प्लास्टिक बॉस आहे!
ही खूषमस्करी मंडळी दोन हेतू साध्य करतात.
पहिला, ही मंडळी त्याचा अहंकार प्रबळ करतात. मूळात, खूषमस्करे उच्च पदावरील व्यवस्थापकाला सांगतात की त्यांनी पाहिलेल्या व्यवस्थापकांत तो सर्वात उत्तम व्यवस्थापक आहे. त्यामुळे त्याचा आत्मविश्वास दुणावतो. काही परिस्थितीमध्ये असा आत्मविश्वास आवश्यक असतो. पौराणिक काळात, जेव्हाकेव्हा राक्षसांचा लोकांना त्रास व्हायचा, तेव्हा लोक देवाकडे जात. लोक पहिली गोष्ट करीत ती म्हणजे देवाची 'स्तुती.' राक्षसाशी लढण्यासाठी देवात आवश्यक तो आत्मविश्वास निर्माण होण्यासाठी हे जरूरीचे आहे असे समजले जाई. प्रसंगी उच्चपदस्थ व्यवस्थापकालाही अशा स्तुतीचे बळ आवश्यक असते, जेणेकरून त्याचा आत्मविश्वास दुणावेल आणि काही विशिष्ट निर्णय घेण्याचे धारिष्ट येईल.
दुसरा हेतू खूषमस्करे साध्य करतात तो म्हणजे माहितीची गरज. नेहमीच्या मार्गाने न मिळणारी माहिती खूषमस्कच्यांकडून मिळते. उच्चपदस्थ व्यवस्थापकासाठी हे फार महत्त्वाचे असते.
या संबंधातून खूषमस्क-यांचाही फायदा होतो. पहिली गोष्ट म्हणजे त्यांना संघटनेत वरिष्ठ अधिका-याचा ‘खास माणूस' म्हणून मान मिळतो. दुसरे, त्यांना काही विशिष्ट सूट मिळते. उदाहरणार्थ, इतरांना रजा मिळत नाही अशावेळी त्यांना रजा मिळते किंवा इच्छित स्थळी ऑफीसच्या टूरच्या निमित्ताने जायला मिळते. अशा त-हेची सूट उच्चपदस्थ सहजगत्या देऊ शकतो त्यामुळे दोन्ही बाजूंना फायदेशीर असू शकणारा हा संबंध प्रत्येक संघटनेत असतोच असतो. मर्यादेत असल्यास या संबंधाने फारशी हानी होत नाही. पण या मर्यादांपलीकडे खूषमस्कयांचे अस्तित्व आणि वर्चस्व असल्यास अशी भावना होते की संघटना कर्मचा-यांच्या कामगिरीच्या मूल्यमापनात वस्तुनिष्ठ नसून सर्व लाभ खूषमस्क-यांनाच मिळतात. यामुळे वारेमाप स्तुती करण्याचे मूल्य वाढते आणि कामगिरीचे अकार्यकारक अवमूल्यन होते. आपल्या अधिकारक्षेत्रात हे घडू नये म्हणून उच्चपदस्थ व्यवस्थापकाने काळजी घ्यायलाच हवी.
रूपान्तर करणे. कंपू म्हणजे एकमेकांत अधिकाराच्या फायद्याची वाटणी करण्यासाठी एकमेकांना चिकटून राहणा-या मंडळींचा गट. ते उच्चपदस्थ व्यवस्थापकाभोवती कोंडाळे करतात आणि त्याला एकटे पाहून जणू त्याला ताब्यात घेतात. उत्तम कामगिरी करण्यात रस असणा-या या मंडळींपासून संघ तयार होतात.
कंपूचे संघात रूपान्तर करणे म्हणजे उत्तम कामगिरी करणा-यांना आकर्जून घेणे आणि त्यांना महत्त्व देणे. उत्तम कामगिरी न करणा-या कंपूशाही करणा-यांना चेतावणी दिली जाते की तुम्ही कामगिरी केली नाही तर तुमचे सर्वोच्चपदाजवळचे स्थान जाईल. हा सतत चालणारा प्रयास असून या प्रयासाद्वारे उच्चपदस्थ व्यवस्थापक त्याच्याभोवती संघ निर्माण करू शकतो. जर त्याने हा प्रयास केला नाही तर त्याच्याभोवती कोंडाळे करून त्याला वेगळं पाडून त्याभोवती वेष्टन-भिंती उभारणारा कंपू मिळेल. याचे सर्वोत्तम उदाहरण आपल्याला रोटरी क्लबसारख्या सामाजिक क्लबमध्ये दिसून येते. काही वेळा क्लबाच्या अध्यक्षाभोवती एखाद्या कंपूचे कोंडाळे असते, ज्यांना केवळ कार्यालयीन पदांमध्ये रस असतो. ही कार्यालयीन पदे आळीपाळीने त्या कंपूतील मंडळींनाच दिली जातात आणि लेटरहेड छापण्यापलीकडे फारसे काही काम होत नाही. दुस-या क्लबमध्ये, अध्यक्षाचे कार्यालयीन पदाधिकारी असतात, पण अध्यक्ष धडाडीच्या तरुण मंडळीला विविध कामांसाठी निवडतो आणि त्यांना ‘नेत्रशिबिराचा
आयोजक', 'आंतरराष्ट्रीय विद्यार्थी कार्यक्रमाचा सूत्रधार', 'लघुउद्योग कार्यक्रमाचे मुख्य' अशी पदे देतो. काम करायला तत्पर असणा-या या लोकांना तो महत्त्व देतो. यातून संघाची निर्मिती होते. उच्चपदस्थ व्यवस्थापकाने या दिशेने सतत प्रयत्न करायलाच हवेत; जेणेकरून उत्तम कामगिरी करण्यात रस असणारी मंडळी लवकरच त्याच्या संघात सामील होईल.
दुसरी गोष्ट तो करू शकेल ज्याला अमेरिकेत आज ‘आसपास भटकून करायचे व्यवस्थापन (मॅनेजमेंट बाय वॉन्डरिंग अराउंड - एम.बी.डब्ल्यू.ए.)' असे म्हणतात. आसपास भटकत करायचे व्यवस्थापन म्हणजे काही विशिष्ट कार्यक्रमपत्रिका न ठेवता व्यवस्थापकाने संघटनेत भटकत राहण्यात त्याचा काही वेळ खर्च करणे. यामुळे त्याला सर्व प्रकारच्या लोकांना भेटण्याची आणि त्यांचे म्हणणे ऐकण्याची संधी मिळते. जरी खूपसे व्यवस्थापक उघड्या मुक्तद्वार धोरणाविषयी बोलत असले तरीही फार क्वचित लोक उघड्या दरवाजातून आत जातात. (ब-याचदा तर दरवाजा शब्दश: अर्थाने घ्यायचा तर तो उघडा नसतो.) जर उच्चपदस्थ व्यवस्थापकाला त्याच्या संघटनेतल्या विविध लोकांचे म्हणणे ऐकायचे असेल तर त्याने स्वत: अवतीभोवती फिरलेच पाहिजे आणि त्याच्याकडे विशेष प्रयास न करता येण्याची लोकांना संधी द्यायला पाहिजे.
आवश्यकता आहे असे नव्हे, तर त्याने विविध व्यावसायिक आणि औद्योगिक कार्यक्रमांनाही हजर राहायला हवे, जेणेकरून त्याच्या संघटनेविषयी बाहेरच्या लोकांकडून त्याला ऐकायला मिळेल. माहिती मिळविण्याचा आणि औपचारिक मार्गाकडून किंवा खूषमस्कच्यांकडून त्याला दिल्या जाणाच्या माहितीतील विपर्यास कमी करण्याची ही एक उपयुक्त पद्धत आहे. मात्र, हे सगळं ऐकत असताना त्याने हे स्पष्ट करायला हवे की निर्णय घेण्याच्या प्रक्रियेत तो ‘एक घाव दोन तुकडे' मार्गाचा अवलंब करणार नाही. तो त्यांचे म्हणणे ऐकून घेईल, पण त्यांना निर्णय देणार नाही. एखादा माणूस एखादी अडचण घेऊन आला तर तो त्याचे म्हणणे ऐकून घेईल, पण त्यावरचा उपाय मात्र संघटनेच्या नेहमीच्या चाकोरीतून होईल. असे केले नाही तर मुख्य कार्यकारी अधिका-याला अहवाल देणाच्या मंडळीला आणि त्यांच्या हाताखालील मंडळीला वाटेल की त्यांचा वरिष्ठ अधिकारी माहितीच्या मार्गामध्ये तोकड्या मार्गाचा अवलंब करीत आहे आणि यामुळे त्यांचे नीतिधैर्य खचेल. त्यामुळे उच्चपदस्थ व्यवस्थापनाने खालच्या स्तरावरील सुसंवाद ऐकण्यासाठी नेहमी तयार असायलाच हवे. जरी तो खूपसे थेट प्रश्न विचारून अधिकतम माहिती मिळवू शकत असला तरीही त्याने खालच्या स्तरावरील मंडळीला थेट निर्णय देऊ नये; कारण त्यामुळे संघटनेत तोकड्या मार्गाचा अवलंब करण्याची पद्धत निर्माण होईल.
अखेरची समस्या म्हणजे वेळेचे व्यवस्थापन. देव समाजवादी नाही. त्याने प्रत्येकाला वेगवेगळे, विभिन्न असे निर्माण केले आहे. मात्र, आपणा प्रत्येकाकडे दिवसाला चोवीस तासच असतात. दिवसभरात तुम्हांला जे काही साध्य करायचे असते ते या चोवीस तासांतच साध्य करणे भाग जाते. याचा अर्थ मुख्य कार्यकारी अधिका-याने त्याच्या वेळेच्या वापराचा काळजीपूर्वक विचार करायला हवा. आपण काय साध्य करतोय याचा त्याने विचार करायला हवा आणि वेळेचे व्यवस्थापन सुधारण्याकडे लक्ष द्यायला हवे. तरच तो खूप काही साध्य करू शकेल आणि 'अवतीभोवती भटकून करायचे व्यवस्थापन' करण्यासाठी वेळ वाचवू शकेल.
अनेक मुख्य कार्यकारी अधिका-यांना एखाद्या तरुण व्यक्तीची सहायक म्हणून नेमणूक करायचा मोह होतो. जो मुख्य अधिकाच्याकडे येणारे अहवाल चाळून आवश्यक ती माहिती देईल, त्याच्या भेटीगाठीच्या ठरल्या वेळेचे नियंत्रण करील आणि त्याच्या वेळेचा बचाव करील. प्रत्यक्ष कागदावर हे फार छान दिसतं. पण प्रत्यक्ष कृतीत त्याने समस्या निर्माण होऊ शकतात. जर ‘सहाय्यक' पदावरील व्यक्ती महत्त्वाकांक्षी असेल तर, अटळपणे ‘सहायक' पदाचा सहाय्यक मुख्य अधिकारी असा बदल करण्याचा प्रयत्न करील. यामुळे अनेक संघटनात्मक समस्या निर्माण होतील
आणि 'सहायक' पद अकार्यकारक होईल. त्यामुळे आपल्याकडे आलेल्या पत्रव्यवहाराकडे मुख्य कार्यकारी अधिका-याने निदान नजर तरी टाकण्याची तसदी घ्यायला हवी व आपल्याकडे येणारी कागदपत्रे कुणाकडूनही ‘सेन्सॉर' होऊ देऊ नयेत ही फार महत्त्वाची उपाययोजना आहे. अन्यथा भ्रष्टाचाराच्या अनेक बाजू मुख्य कार्यकारी अधिका-यापासून पूर्णत: लपून राहतील.
व्यवस्थापकावरील जबाबदारीपैकी एक सर्वात महत्त्वाची जबाबदारी म्हणजे उच्च स्तरांवरील व्यवस्थापनासाठी आणि सरतेशेवटी सर्वोच्च पदासाठी स्वत:ची तयारी करणे.
सर्वोच्चपदस्थ व्यवस्थापक एकाकी असतो. तो जबाबदारी वा दोष दुस-यावर ढकलू शकत नाही.
त्याला घ्याव्या लागणाच्या निर्णयांपैकी अनेक निर्णय हे 'गुगली' निर्णय असतात.
संघटनेतील आणि बाहेरील वातावरण बदलण्याची जबाबदारी त्याच्यावर असते.
त्याच्याकडे असलेली अधिकारसत्ता लाभप्रद मालमत्ता असते; तसेच तिचे दायित्वही असते.
दोन्ही टोके गाठली जाणे टाळण्यासाठी किती प्रमाणात अधिकारसत्तेची वाटणी करावी हे त्याने ठरवायला हवे.
त्याने हे समजून घ्यायला हवे की अधिकारसत्तेने माहितीचा अटळपणे विपर्यास होतो. अधिकारसत्तेची वाटणी करण्यात रस असलेल्या खूषमस्कयांचे त्याच्याभोवती कोंडाळे असेल ते माहितीचा अनेकदा बराच विपर्यास होईल.
उत्तम कामगिरी करण्यावर भर देऊन त्याने कंपूंचे संघांमध्ये रूपान्तर करायला हवे.
‘अवतीभवती भटकून करायचे व्यवस्थापन' त्याने संघटनेत आणि संघटनेबाहेर भटकून करायला हवे.
निर्णय घेताना त्याने तोकड्या मार्गाचा अवलंब करणे टाळलेच पाहिजे.
वेळेचे व्यवस्थापन करणे आवश्यक आहे.
स्वत:साठी सहायक नेमताना त्याने माहितीवरील नियमनाविरुद्ध काळजी घ्यायला हवी आणि स्वत:ची माहिती स्वत:च केव्हाही मिळण्याची सोय ठेवायला हवी.