व्यवस्थापनाची मूलतत्त्वे/ निर्णय-प्रक्रिया
प्रकरण ११
निर्णय-प्रक्रिया
निर्णय घेणे हे व्यवस्थापकाचे एक महत्त्वाचे काम आहे. मात्र, सगळे निर्णय व्यवस्थापक मंडळीच घेतात असे नाही.
मला आठवतंय, एका प्रसंगी मी जेव्हा असं म्हणालो की व्यवस्थापक सर्व निर्णय घेतात, तेव्हा एक कारकून उठून म्हणाला, “आमचा व्यवस्थापन संचालक (मॅनेजिंग डायरेक्टर) महिन्याभरात जेवढे निर्णय घेतो त्याहून जास्त निर्णय मी रोज घेतो."
“कोणते निर्णय घेता तुम्ही?" मी विचारलं.
“ टपालाचं काम पाहणारा कारकून आहे. प्रत्येक लिफाफ्यावर किती पोस्टेज लावायचं, चेक साध्या टपालाने पाठवायचा की रजिस्टर्ड पोस्टाने, एखादे पाकीट बुकपोस्टने धाडायचं की पार्सलने याविषयीचे निर्णय मी घेतो."
हे नक्कीच निर्णय आहेत, पण हे निर्णय निर्धारित पर्यायांच्या निवडीवर आधारित आहेत. पण व्यवस्थापक जे निर्णय घेतात त्याचा पर्यायाने संघटनेच्या हितावर परिणाम होतो. आपण अशा निर्णयांविषयी बोलणार आहोत; कारण त्यासाठी निर्णयशक्ती लागते.
व्यवस्थापकीय मंडळी निर्णय कसे घेतात याकडे आपण ज्यावेळी पाहतो तेव्हा त्यात दोन बाबी असतात. एक म्हणजे माहिती आणि दुसरी बाब म्हणजे निर्णयशक्ती. निर्णय घेण्यासाठी प्रत्येक व्यवस्थापक त्याला जितकी मिळू शकेल तितकी माहिती जमवितो. तर्कबुद्धी वापरून तो या माहितीचे विश्लेषण करतो. पण त्याला काही प्रमाणात निर्णयशक्तीचा वापर करावाच लागतो. आपण या निर्णयांचे विश्लेषण करू या.
एखाद्या लिफाफ्यावर किती किंमतीचे पोस्टेज लावायचे ह्याचा निर्णय घ्यावा लागतो. तो लिफाफ्याचे वजन करून तक्ता पाहतो. ह्या तक्त्यामध्ये विविध वजनाच्या वर्गासाठी किती पोस्टेज हवे ते तो लिफाफा कोठे पाठविला जात आहे यावर आधारित असते. हा पूर्वसूचनादर्शी निर्णय आहे - कारण हा निर्णय पूर्णपणे माहितीच्या आधारे घेतला जाऊ शकतो. येथे निर्णयशक्तीची आवश्यकता नसते. बहुतेक संघटनांमध्ये, व्यवस्थापक हे निर्णय घेण्याची शक्यता नसते. जर व्यवस्थापक असे निर्णय घेऊ लागले, तर त्यांनी कारकुनाचे काम केल्यासारखे होईल.
दुस-या प्रकारचा निर्णय आहे तो म्हणजे कार्यकारी निर्णय. या निर्णयात माहिती जमविली जाते. पण अंतिम निर्णय देण्यात काही निर्णयशक्ती वापरली जाते. उदाहरणार्थ, कच्चा माल खरेदीच्या व्यवस्थापकाला उत्पादनासाठी कच्चा माल मागवावा लागतो. उत्पादनाचा कार्यक्रम हा माहितीचे खरे आगत (इनपूट) आहे. पुढल्या काही महिन्यात ते काय व किती उत्पादन करणार आहेत याचा त्याला विचार करावाच लागतो.
इतरही काही आगते त्याच्यासाठी असतात; पण ती फारशी निश्चित नसतात. उदाहरणार्थ, किंमतीत किती वाढ व्हायची शक्यता आहे (पुढील काही महिन्यांत) किंवा माल दुर्मिळ व्हायची किती शक्यता आहे... या बाबी त्याला विचारात घ्याव्याच लागतात. याहून पुढची बाब म्हणजे, कच्च्या मालाचा पुरवठा करणाच्या मुख्य पुरवठादाराच्या कंपनीत कामगारांमुळे काहीतरी समस्या आहे. कामगार संपावर जाऊन पुरवठा खंडित करून टाकतील वा व्यत्यय आणतील का? औद्योगिक संबंधांतील समस्या सुटेल का? कुणालाही याचे उत्तर माहीत नसते आणि तरीही व्यवस्थापकाला निर्णय घ्यावा लागतो. या प्रकारच्या निर्णयांमध्ये त्या व्यवस्थापकाला निर्णयशक्तीचा वापर करावा लागतो. या ठिकाणी प्रत्येक व्यवस्थापक त्याची निर्णयशक्ती वेगवेगळ्या प्रकारे वापरण्याची शक्यता असते आणि आवश्यकतेसाठी दिलेली माहिती एकसारखीच असूनही आपल्याला वेगवेगळे निर्णय मिळण्याची शक्यता असते. हे कार्यकारी निर्णय आहेत. प्रत्येक व्यवस्थापक डझनावारी असे निर्णय घेत असतो आणि हे निर्णय एकूण कार्यांच्या कार्यक्षमतेवर परिणाम करतात.
महत्त्वाची भूमिका बजाविते. जर आपण नव्या कारखान्याचा विचार करीत असू तर खालील बाबींवरील निर्णय आवश्यक ठरतील.
• कारखान्याचे ठिकाण कोणते असावे?
• उत्पादन मिश्रण काय असायला हवे?
• कोणते तंत्रज्ञान वापरायला हवे?
• किती उत्पादनक्षमतेसह आपण कारखाना सुरू करायला हवा?
हे चार अत्यावश्यक महत्त्वाचे निर्णय आहेत. जर हे चार निर्णय चुकले, तर कारखाना कार्यक्षमरीत्या चालविणे महाकठीण होईल. उत्तम कार्यकारी निर्णय असूनही जर कारखान्याची जागा, तंत्रज्ञान, उत्पादनक्षमता किंवा उत्पादन-मिश्रण यात चुका असतील तर कारखाना फारसा नफा मिळविणार नाही.
हा निर्णयाचा शेवटचा प्रकार आहे. यात मुख्यतः तीन निर्णय येतात :
• किती गुंतवणूक करायची?
• साधनसामग्री कोठून उभारायची?
• मुख्य कार्यकारी अधिकारी कोणी असावा?
संघटनेच्या दीर्घकालीन यशासाठी हे अत्यावश्यक महत्त्वाचे निर्णय आहेत. केवळ माहितीच्या आधारे हे निर्णय घेतले जाणे शक्य नसते. खरं तर यात माहितीला फारसे महत्त्व नसते. हे निर्णय घेणा-या नवव्यावसायिकाला त्याची स्वत:ची निर्णयशक्ती पूर्णत: वापरावी लागेल आणि म्हणूनच आपण याला उपक्रमाविषयीचे निर्णय असे म्हणू शकतो.
जरी 'निर्णय घेणे' या शब्दात सर्व पसंतीची निवड करणे अंतर्भूत असते, तरीही निर्णय चार प्रकारचे असतात आणि हे निर्णय कसे घेतले जाऊ शकतात हे समजण्यासाठी त्यांचे वेगवेगळे विश्लेषण करणं आवश्यक ठरतं.
पूर्वसूचनादर्शी निर्णय हे केवळ माहितीच्या आधारे घेतले जाऊ शकतात. जेव्हा आपण कार्यकारी टप्प्यापर्यंत येतो तेव्हा माहिती अजूनही महत्त्वाची असते; पण निर्णयशक्तीही वापरावी लागते. परंतु जेव्हा आपण डावपेचांच्या टप्प्याकडे येतो, तेव्हाखूपशी माहिती जमविली असली तरीही निर्णयशक्ती हीच निर्णायक बाब ठरते. उपक्रमशील निर्णय निर्णयशक्तीवर भरंवसा ठेवावा लागतो.
व्यवस्थापनाची ही एक विसंगती आहे की निर्णय जितका महत्त्वाचा, तितकी मोठी निर्णयशक्तीची भूमिका असते. त्यामुळे माहिती आणि निर्णयशक्ती निर्णय घेण्यासाठी कसे वापरले जातात हे पाहणे जरुरीचे आहे. जेव्हा व्यवस्थापक माहिती जमवितो तेव्हा तो त्याच्या ज्ञानाच्या आधारे 'तर्कशास्त्रा'च्या आधारे त्याचे विश्लेषण करतो. ‘तर्कशास्त्र' या ज्ञानशाखेविषयी आपण आज खूप काही जाणतो; कारण कॉम्प्युटर त्याच प्रकारे काम करतात. याचा परिणाम म्हणून विश्लेषणाचे सामर्थ्य व्यवस्थित वापरले जात असल्याची आपण खात्री करू शकतो. अनेक प्रकारची व्यवस्थापन तंत्रे उपलब्ध करण्यात आली आहेत. ही तंत्रे म्हणजे खरं तर तर्कशास्त्राचा विकास करण्याचा प्रकार आहे.
त्यांचे सामर्थ्य वाढते. याचप्रमाणे, आपण जर लोकांना ते निर्णयाच्या विविध बाजूचे विश्लेषण करायला समर्थ होतील अशा परिस्थितीत टाकले आणि त्यांनी जर त्यांच्या अंतर्ज्ञानाचा अवलंब केला तर त्यांची अंतर्ज्ञानशक्ती विकसित होईल.
अंतर्ज्ञानाचा अवलंब केल्याने खालील समस्या निर्माण होतात.
० पहिली समस्या आहे ती म्हणजे वर्तविता येणार नाही अशा निर्णयांचा अवलंब केल्याने खालील सारख्याच माहितीच्या आधारे वेगवेगळे व्यवस्थापक वेगवेगळे निर्णय घेतात.
० दुसरी समस्या म्हणजे अनिश्चितता. तुम्ही जितकी तर्कशक्ती उपयोगात आणाल तितके तुमचे निर्णय निश्चित असण्याची शक्यता असते. पण अंतर्ज्ञानाच्या अवलंबनाने निकाल अनिश्चित होतात. यातून नशीब आणि अंधश्रद्धेची बाब समोर येते. अंतर्ज्ञानाच्या आधारे निर्णय घेणारी मंडळी नशीब आणि अंधश्रद्धेवर विश्वास ठेवते. सर्वाधिक अंतर्ज्ञानावर आधारित असलेला उद्योग म्हणजे राजकारण. जन्म-ग्रहकुंडलीवर विश्वास नसणारा राजकारणात क्वचितच आढळेल. राजकारणानंतर क्रम लागतो तो चित्रपट उद्योगाचा. मी जेव्हा माझ्या व्यवस्थापन विषयावरील पहिली चित्रफीत तयार केली तेव्हा माझा दिग्दर्शक मला म्हणाला, “आपण पंडिताकडून मुहूर्त काढू या." मी म्हणालो, “या मुहूर्तबिहूर्त प्रकारावर माझा विश्वास नाही. (माझा दिग्दर्शक मुस्लिम होता.) आणि एक मुस्लिम म्हणून तुला यावर विश्वास ठेवायची गरज नाही."
तो म्हणाला, “चित्रपट उद्योगात धर्माचा प्रश्न येत नाही. प्रत्येकजण मुहूर्तावर विश्वास ठेवतो!"
अंतर्ज्ञानाचा हा परिणाम आहे. मी हे पाहिलंय की कोणताही महत्त्वाचा प्रकल्प सुरू करण्यापूर्वी अगदी मोठमोठी उद्योजक मंडळीसुद्धा या 'मुहूर्ता'च्या जंजाळावर अवलंबून राहतात. अंतर्ज्ञानावर आधारित निर्णयाला काहीतरी पाठबळ लागते - अंधश्रद्धेतून येणारी नशिबाची भावना. हे स्वाभाविक असते. तर्काधिष्ठित निर्णय घेणारे व्यावसायिक व्यवस्थापक काही वेळा ह्या बाबीवर टीका करतात. परंतु, जेव्हा या व्यावसायिक व्यवस्थापकांनाही अंतर्ज्ञानावर आधारित निर्णय घ्यायची वेळ येते, तेव्हा तेसुद्धा दैव आणि अंधश्रद्धेवर विश्वास ठेवू लागतात.
जी मंडळी त्या निर्णयाची अंमलबजावणी करणार आहेत त्या मंडळीना तो निर्णय स्वीकारण्याजोगा आहे याची खात्री करून घ्यावी लागते; नाहीतर त्या निर्णयाबाबत घातपाताची शक्यता नाकारता येत नाही.
आपण एकतंत्री किंवा सहभागजन्य निर्णयांविषयी बोलतो. निर्णय एकतंत्री किंवा सहभागजन्य असण्याचा प्रकार नसतो. विविध प्रमाणात सहभागजन्यता असलेले निर्णय घेण्याचे पाच वर्ग आपण निश्चित करू शकतो.
आपण सर्वप्रथम ‘अ-१' या निर्णय घेण्याकडे वळू या. येथे एखादी व्यक्ती एकट्यानेच निर्णय घेते. ज्याला वाटत असते की त्याच्याकडे पुरेपूर ज्ञान आहे, त्याला अ-१ हा निर्णय घ्यायचा मोह होतो. याचा एक फार मोठा फायदा म्हणजे हा निर्णय घ्यायला फारसा वेळ लागत नाही. मात्र, अशा निर्णयांची स्वीकारार्हता खूप कमी असते, जर असा निर्णय घेणाच्या व्यक्तीमध्ये फार मोठा करिष्मा नसेल आणि लोक त्याच्या निर्णयाला त्यांच्या निर्णयापेक्षा श्रेष्ठ निर्णय समजत नसतील तर हा निर्णय स्वीकारला जाणार नाही. जर ही भावना नसेल तर लोक अशा निर्णयाला नाके मुरडतील. कारण हा एक स्पष्टपणे एकतंत्री निर्णय असतो.
दुस-या प्रकारचा निर्णय म्हणजे ‘अ-२', हा सुद्धा एकतंत्रीच निर्णय असतो; पण हा निर्णय घेणारी व्यक्ती सर्व माहिती मागविते. ती माहिती अशा व्यक्तीकडून मागविते की जे त्या निर्णयाची अंमलबजावणी करणारे असतील. अशी माहिती पुरविण्याने आपण त्या निर्णयात सहभागी असल्याची भावना निर्माण होते. यामुळे त्या निर्णयाच्या अंमलबजावणीला थोडा अधिक पाठिंबा मिळण्याची शक्यता असते. निर्णय घेण्याचा तिसरा प्रकार म्हणजे ‘क-१'. यात निर्णय घेणारे त्या निर्णयाशी संबंधित, त्यातील व्यक्तींशी व्यक्तिश: सल्लामसलत करतात. तो त्यांच्या कल्पना, सल्ला ऐकून घेतो आणि शेवटी स्वत:चा निर्णय घेतो. साहजिकच या प्रकारामध्ये मोठी गुणवत्ता असते; कारण लोकांना वाटते की निर्णय घेण्यापूर्वी त्याबाबत विचार करण्यात आलेला आहे.
निर्णय घेण्याचा चौथा प्रकार म्हणजे ‘क-२'. येथे निर्णय घेणारा सर्व संबंधित लोकांशी सल्लामसलत करून निर्णयाच्या विविध बाबींची चर्चा करतो. या प्रकारचा निर्णय घेण्याचा फायदा असा असतो की निर्णय घेणारी व्यक्ती ही एकमेव नसते; तर एक असा गट असतो की ज्याला वाटते की हा निर्णय त्यांच्या विचार-कल्पनांतून आला आहे. येथे मात्र एक अडचण असते. जर हा गट विभागलेला किंवा गटबाजी असलेला असेल तर ‘अ’ विरुद्ध 'ब' गट असण्याची आणि प्रत्येक गट स्वत:चा वेगळा निर्णय मांडून त्यासाठी वादविवाद करण्याची शक्यता असते. त्यामुळे जेव्हा निर्णय घेतला जातो तेव्हा एका गटामध्ये विजयाची भावना असते आणि दुस-यागटामध्ये पराजयाची. पण जर हे टाळता आले तर ‘क-२' ह्या निर्णय घेण्याच्या प्रकाराचे अनेक फायदे आहेत.
‘क-२' प्रकाराचा निर्णय घेणा-या व्यक्तीला तो निर्णय पूर्णपणे अंमलात येईतोवर वाट पाहावी लागत नाही आणि जोवर अशी भावना असते त्याची की त्याला सर्व कल्पना-विचारांचा फायदा मिळाला आहे आणि आता विविध सूचना आणि मतप्रदर्शनावर आधारित निर्णय घ्यायला तो समर्थ आहे. तेव्हा तो म्हणू शकतो, ‘ठीक आहे! आपण विषयाची सविस्तर चर्चा केली आहे आणि तुमचा सहभाग स्वीकारताना मला आनंद होत आहे. मी निर्णयाची उद्या घोषणा करीन.'
शेवटचा निर्णय प्रकार ‘ग-२' हा पूर्णतः सहभागजन्य आहे. येथे निर्णय घेणारी व्यक्ती म्हणते, “ठीक आहे तर! आपण आता येथे एकत्र बसलो आहोत तेव्हा निर्णय झाल्यानंतरच आपण घरी जाणार आहोत."
यानंतर एकमत होते आणि प्रत्येकजण त्याचा स्वीकार करतो. जर उपस्थित असलेले सगळे लोक उद्दिष्टे आणि ध्येये मान्य करीत नसतील, त्यात वाटेकरी नसतील तर ही निर्णय-प्रक्रिया अवघड असते. त्यामुळे एकमत होत नाही आणि निर्णयाची अंमलबजावणी तर दूरच, निर्णयही घेणे अशक्य होते. या ठिकाणी निर्णय घेणा-याला क-२' प्रकाराचा अवलंब करायचा की ‘ग-२' ह्याचा निर्णय घ्यावा लागतो.
प्रत्येकजण सर्व परिस्थितीत काही क-२ किंवा ग-२ या अत्यंत सहभागजन्य निर्णय प्रकाराचा अवलंब करू शकत नाहीत. डुकर यांनी जपानी व्यवस्थापनाच्या संदर्भात 'सहभागजन्य निर्णय-विचार करणे' असे वर्णन केले आहे. तो म्हणतो की, निर्णयावरील विचारामध्ये विविध गट आणि व्यक्ती यांना एकच गट म्हणून न समजता गटबाजी टाळण्यासाठी, त्यांना लहान गट आणि स्वतंत्र व्यक्ती म्हणून समजले जाते.
जर निर्णय घेणा-याची तो ‘न्याय्यरीतीने वागणारा', सर्व मतमतांतरांचा विचार करणारा आणि एखाद्या विशिष्ट दृष्टिकोनाकडे झुकलेला वा मन कलुषित असलेला नाही अशी जर प्रतिमा असेल, तर जरी निर्णय एखाद्या विशिष्ट व्यक्तीने मांडलेल्या निर्णयाविरुद्ध असेल, तरीही ती व्यक्ती तो निर्णय स्वीकारील.
नव्या पिढीच्या उदयाबरोबर उद्योगक्षेत्रातही निर्णय घेण्याच्या नव्या समस्या निर्माण होणे साहजिकच आहे. जुन्या मंडळीविषयी बोलायचे तर जेव्हा ते संघटनेत रुजू झाले तेव्हा अ-१ किंवा अ-२ या प्रकारचे निर्णय घेणा-यांना महत्त्व दिले जाई. आत्मविश्वास असलेली व्यक्ती घेतलेल्या निर्णयाची संपूर्ण जबाबदारी घेत असे. जो कुणी सहभाग मिळविण्याचा प्रयत्न करी त्याला कमजोर, स्वत:वर विश्वास नसलेला व्यवस्थापक समजला जाई. आज परिस्थिती बदलली आहे. याला कारण समाज बदलला आहे. ३०-४० वर्षांपूर्वी नैपुण्याविषयीचा जो अधिकार हाताखालच्या व्यक्तींना मान्य होता तो आता मान्य होत नाही.
याचा अर्थ असा की या पिढीबरोबर आणि पुढल्या पिढीबरोबर काम करणा-या व्यवस्थापकाला लोकांचा सहभाग मिळविण्याविषयी विचार करणे भाग आहे. जर वेळेची समस्या नसेल तर आजचा तरुण पूर्णपणे एकतंत्री असलेला निर्णय स्वीकारणार नाही. आपल्या निर्णयाला मान्यता, स्वीकृती मिळावी यासाठी कोणत्या प्रकारचा निर्णय घ्यावा लागेल याविषयी व्यवस्थापकाला स्वतःच्या मनाची तयारी करावी लागेल. सर्व महत्त्वाच्या बाबींसाठी तो व्यवस्थापक क-१ आणि क-२ या प्रकारचे निर्णय घेणे स्वीकारू शकेल. जेणेकरून लोकांमध्ये सहभागाची भावना निर्माण होईल, हे महत्त्वाचे आहे आणि निर्णयाच्या अंमलबजावणीसाठी लोकांचा पाठिंबा मिळू शकतो. काही निर्णय असे असतात की वेळेच्या अत्यंत तीव्र दडपणाखाली घ्यावे लागतात; अशावेळी एकतंत्री निर्णय समर्थनीय ठरू शकतात. पण बहुतेक बाबतीत भरपूर वेळ उपलब्ध असतो आणि सहभागजन्य निर्णय घेणान्याला फायदा होतो; कारण असा निर्णय अधिक मान्यता मिळवितो.
थोडक्यात सांगायचे तर, आपण निर्णय घेण्याच्या दोन बाजूंकडे पाहिले.
पहिली बाजू, निर्णय कसे घ्यावेत ही, याविषयी एक भोंगळ, चुकीची कल्पना आहे. आपण असे समजतो वा गृहीत धरतो की आपण सगळे निर्णय माहितीच्या आणि तर्कशुद्ध विश्लेषणाच्या आधारे घेतो. केवळ माहितीच्या आधारे घेतले जाणारे निर्णय हे कमी महत्त्वाचे निर्णय असतात. आपण जसजसे आणखी महत्त्वाच्या निर्णयांकडे जातो तसे आपल्याला माहितीबरोबरच निर्णयशक्तीचाही वापर करावा लागला. यातून तर्कशास्त्राबरोबर असणा-या आपणा सर्वाकडील अंतर्ज्ञानाकडे येतो. आपल्याला अंतर्ज्ञान असते आणि निर्णयशक्तीमध्ये अंतर्ज्ञान अत्यंत महत्त्वाची भूमिका बजावते.
निर्णय घेण्याची दुसरी बाजू म्हणजे त्या निर्णयाची अंमलबजावणीची शक्यता. तुम्ही निर्णयाची अंमलबजावणी कशी करवून घेता? येथे आपण वेळेचे भान ठेवून पाहायला हवे की आपण शक्य तितके सहभागी होतो की नाही आणि लोकांना त्यांची मते मांडायची संधी मिळते की नाही. जर हे घडत असेल तर निर्णय स्वीकारण्यायोग्य होईल आणि याने निर्णयाची अंमलबजावणी करायला साहाय्य होईल. निर्णय घेण्याचे यश यात सामावलेले आहे.