व्यवस्थापनाची मूलतत्त्वे/व्यवस्थापनातील परिणामकारकता
प्रकरण ३
व्यवस्थापनातील परिणामकारकता?
“आगत (इनपूट्स - गुंतवणूक) आपोआप उत्पादन (आऊटपूट) देत नाहीत. परिणामकारक उत्पादनासाठी मनुष्यबळ, कच्चा माल आणि यंत्रसामग्री यांची सुयोग्य जुळणी करावी लागते."
पीटर डूकर म्हणतो त्याप्रमाणे : “व्यवस्थापन हा नेतृत्व, दिग्दर्शन आणि निर्णय यांचा क्रियाशील अवयव आहे. प्रत्येक देशातल्या प्रत्येक संघटनेत व्यवस्थापकाला एकसारखीच पायाभूत कामे करावी लागतात. व्यवस्थापनातून एखाद्या कार्याचाच निर्देश होत नसून ती कार्ये करणाच्या लोकांचाही निर्देश होतो. म्हणजे, त्यातून सामाजिक स्थान आणि पदाचा दर्जा तसेच शिस्त आणि अभ्यास-कार्यक्षेत्र यांचाही निर्देश होतो."
साधारणपणे, व्यावसायिक उद्योगगृहे वगळता इतर संस्था व्यवस्थापक किंवा व्यवस्थापन यांची चर्चा करीत नाहीत. उदाहरणार्थ, सरकारी अभिकरण (एजन्सी) प्रशासक अधिका-यांबरोबर कार्य करतात; संरक्षण खात्यात कमांडर असतात! तरीही या सर्व संघटनांमध्ये व्यवस्थापन हा मुख्य आधारभूत असा भाग असतो - व्यवस्थापन हे अत्यंत महत्त्वाचे व अत्यावश्यक असे कार्य असते.
व्यवस्थापन हे सर्व स्तरावर लागू होणारे तत्त्व असते. ते व्यक्तिगत नसते. व्यवस्थापन खालील पायाभूत कामे करते :
० ते ज्या संघटनेचे व्यवस्थापन करते त्याला योग्य दिशा देते.
० उद्दिष्टे निश्चित करून साधनसामग्रीची रचना करते.
० कमीतकमी आगते (गुंतवणूक-इनपूट्स) वापरून शक्य तितके अधिक उत्पादन मिळविते.
या आवश्यक कार्यांची रचना करताना बहुतेक व्यवस्थापनांना काही विशिष्ट अशा सामायिक समस्यांना तोंड द्यावे लागते :
० कामगारांना उद्दिष्टप्राप्तीकडे न्यावे लागते.
० उत्पादकतेसाठी कामाची व्यवस्थित रचना करावी लागते.
० संघटनेच्या सामाजिक परिणामांसाठी, आघातांसाठी जबाबदार राहावे लागते.
० ज्या आर्थिक किंवा प्रशासकीय कामगिरीसाठी संघटना अस्तित्वात आहे त्याच्या परिणामांसाठी जबाबदार राहावे लागते.
याप्रकारे, व्यवस्थापन हा संघटनेचा अवयव असतो; आणि ही संघटना-उद्योग असो किंवा सरकारी विभाग- तो समाजाचा एक भाग असतो आणि विशिष्ट सहभाग देण्यासाठी आणि विशिष्ट कार्ये करण्यासाठी अस्तित्वात असतो. व्यवस्थापनाचा हा सहभाग त्याच्या अस्तित्वाचं कारण असतो; तसेच त्याची कार्ये ठरवितो. हा सहभाग व्यवस्थापनाच्या अधिकाराचा आणि कायदेशीरपणाचा (वैधतेचा) आधार असतो. व्यवस्थापक हे शिस्तपालन करून कार्ये करवून घेणारे आणि व्यवस्थापकीय कार्ये करणारे व्यावसायिक असतात.
एखाद्या संघटनेची सुयोग्य जुळणी घडवून आणण्यासाठी व्यवस्थापकाला सहा व्यवस्थापकीय कामे करावी लागतात.
व्यवस्थापनाचे सर्वात पहिले काम म्हणजे संघटनेचे जीवितकार्य (मिशन) ठरविणे : उद्योगासाठी असणाच्या आणि उद्योगाशी संबंधित नसणाच्या संघटना या जीवितकार्ये भिन्न असतात. सर्व उद्योगधंद्यांमध्ये आर्थिक कामगिरी ही त्याचा तर्कसंगत उपपत्ती आणि हेतू असतो.
उद्योगाच्या व्यवस्थापनाने त्याच्या प्रत्येक कृती आणि निर्णयामध्ये आर्थिक कामगिरीला अग्रक्रम द्यायलाच हवा. केवळ त्या उद्योगसंघटनेलाच नव्हे, तर समाजालासुद्धा याचा लाभ होतो. कारण शिक्षण, आरोग्य, संरक्षण, प्रशासन ही सर्व सामाजिक कामे आर्थिक कामगिरीतून होणा-या अतिरिक्त उत्पन्नावर अवलंबून असतात.
संघटनेचं जीवितकार्य ठरविण्यासाठी व्यवस्थापकाने संघटनेच्या संभाव्य सामर्थ्याच्या दृष्टीतून संघटना काय साध्य करू शकते याचा विचार करावयालाच हवा. बदललेल्या परिस्थितीत संघटनेचे जीवितकार्य अजूनही कायदेशीर, योग्य आहे की नाही किंवा त्यात काही फेरबदल करावयास हवेत की काय हे तपासण्यासाठी संघटनेच्या जीवितकार्याचा वेळोवेळी आढावा घ्यायला हवा. अन्यथा आपण समाजाशी सुसंबंधित नसलेल्या वस्तूचे उत्पादन करीत असल्याचं व्यवस्थापनाला आढळून येईल.
प्रत्येक संघटनेने स्वत:साठी आर्थिक असलेले आणि आर्थिक नसलेले जीवितकार्य अगदी स्पष्टपणे निश्चित करायलाच हवे. शिक्षणसंस्था, इस्पितळे, सरकारी विभाग यांसारख्या अवाणिज्य (धंदेवाईक नसणाच्या) संघटनांसाठी धंदेवाईक नसणारी अवाणिज्य जीवितकार्ये महत्त्वाची असतात.
संघटनेने त्याचं उत्पादन जर नेहमी नजरेसमोर ठेवलं नाही तर संघटना हे जीवितकार्य हरवून बसण्याची शक्यता असते. हे काही सोपे नाही. इस्पितळाचे उत्पादन काय असते? रुग्णावरील उपचार - तेही अशा रुग्णावर ज्याला इस्पितळातून लवकरच परत जायचं असतं आणि पुन्हा त्याला तिथं कधीच यावं लागणार नाही अशी जो आशा बाळगतो. म्हणून, इस्पितळातील प्रत्येक गोष्टीचा रुग्णाला शक्य तो सर्वोत्तम उपचारसेवा देण्यावर भर असायलाच हवा. आणि हेच तर इस्पितळाचं जीवितकार्य आहे.
इथे इतर सर्व बाबतीतली कार्यक्षमता दुय्यम असते. कार्यक्षमता जोवर रुग्णावरील उपचारात सहयोग देते तोवर फक्त महत्त्वाची असते. याबाबतीत एका सल्लागाराचा विनोद सांगितला जातो तो असा : त्याने एका इस्पितळाच्या कार्यपद्धतीचा अभ्यास तर केलाच पण त्या इस्पितळाची उत्पादकता वाढविण्यासाठी एक अहवालही सादर केला. या अहवालाची यशस्वीरीत्या अंमलबजावणीही करण्यात आली. तो म्हणाला, "इस्पितळाची उत्पादकता इतकी काही वाढली की अर्ध्यापेक्षाही कमी कर्मचारी असूनही ते इस्पितळ दुपटीपेक्षाही जास्त मृत्युदाखले देऊ लागले."
कठोर मेहनत म्हणजे उत्पादक काम असे असेलच असे नव्हे. 'गार्डन ऑफ दी प्रॉफेट' या खलील जिब्रानच्या पुस्तकात त्याने 'श्रद्धेने अगदी ओतप्रोत भरलेल्या पण धर्माच्या बाबतीत रिकाम्या' असलेल्या एका देशाविषयी लिहिले आहे. याचप्रमाणे, एखादी संघटना विविध कामांनी भरगच्च भरलेली असू शकते; पण प्रत्यक्ष कार्यसिद्धीबाबत मात्र रिकामी असू शकते.
उदाहरणार्थ, भविष्य निर्वाह निधी (प्रॉव्हिडंट फंड) कमिशनरांच्या कार्यालयाला एखाद्या निवृत्त व्यक्तीला त्याचे देय असलेले पैसे द्यायला तीन वर्षे लागतात. कारण त्यांनी त्यांच्याकडील माहितीनुसार केलेला हिशेब आणि त्या व्यक्तीच्या कंपनीने केलेला हिशेब यांच्यात मेळ न बसता दोन रुपयांचा फरक राहिलेला असतो. ती निवृत्त व्यक्ती कमी रक्कम स्वीकारायला इच्छुक असते; पण भविष्य निर्वाहनिधी कमिशनरांच्या कार्यालयाला वाटतं की सरकार कमी किंवा अधिक रक्कम देऊ शकत नाही, आणि म्हणून संपूर्ण रक्कम रोखून धरली जाते.
येथे भविष्य निर्वाह निधी संघटनेचे जीवितकार्यावर दुर्लक्ष झाले आहे. भविष्य निर्वाह निधीने निवृत्त व्यक्तीच्या भविष्याची काळजी घ्यावी अशी अपेक्षा असते. एखादी व्यक्ती निवृत्त होते तेव्हा निरोप-समारंभ असतो. जर भविष्य निर्वाह निधी कार्यालयाने त्यावेळी जर त्या व्यक्तीला ८० टक्के रक्कमेचा धनादेश दिला तर त्या कार्यालयाचे जीवितकार्य पूर्ण होईल. उरलेले २० टक्के रक्कम सर्व हिशेबाचे काम पूर्ण झाल्यावर देता येईल.
अनेकदा लोक असं बोलतात की सरकारी कार्यालयांतील, सार्वजनिक क्षेत्रातील किंवा महापालिका क्षेत्रातील कर्मचारी काम करीत नाहीत, हे खरं नाही. रविवार धरून कुठल्याही दिवशी ते संध्याकाळी सात वाजेपर्यंतदेखील काम करताना तुम्हांला दिसतील. येथे खरा प्रश्न आहे तो हा की, ते केवळ कठोर मेहनत करतात की उत्पादक काम करतात? उत्पादक कामाने संघटनेच्या जीवितकार्यामध्ये सहभाग द्यायला हवा आणि असे करवून घेणे हे व्यवस्थापकाचे एक महत्त्वाचे काम आहे.
अत्यंत गुंतागुंतीचे तंत्रज्ञान वापरणाच्या संघटनेत कामगाराला संघटनेच्या उत्पादनाशी स्वत:चा संबंध जोडणे अवघड जाते. पहिली बाब म्हणजे, कपडा किंवा औषधे या अंतिम उत्पादनांचा जसा त्याच्या जीवनाशी थेट संबंध असू शकतो तसा संबंध पेट्रोलजन्य रसायने किंवा प्लास्टिकच्या कच्च्या मालाच्या कारखान्यातील अंतिम उत्पादनाचा नसतो.
दुसरी बाब म्हणजे, उत्पादनाची संपूर्ण प्रक्रिया गुंतागुंतीचे विविध पाइप जोडलेल्या मोठमोठ्या टाक्यांमध्ये होत असण्याची शक्यता असते आणि त्या उत्पादनामध्ये त्याचा काय सहभाग आहे हे तो पाहू शकत नाही. या उलट कापडगिरणीत विणकर त्याच्या कामाचा परिणाम पाहू शकतो. पेट्रोलजन्य उत्पादनांच्या कारखान्यात कामगार काही यंत्रसामग्रीवर लक्ष ठेवतो, काही बटने दाबतो, किंवा काही व्हाल्व्हस् फिरवीत असतो. याप्रकारे, त्या कामगाराला त्या प्रक्रियेशी किंवा उत्पादनाशी असलेल्या स्वत:च्या संबंधाची जाणीव नसते.
उत्पादनाशी स्वत:चा संबंध ओळखता येणे ही महत्त्वाची आवश्यक बाब असते. अखेर होणारे उत्पादन कामगाराला त्याचे वेतन देते. त्यामुळे कामगाराच्या उत्पादनाशी त्याचा स्वत:चा संबंध जोडणं आणि ते उत्पादन करण्यातून ध्येयप्राप्ती केल्याची कामगाराला जाणीव होऊ देणं हे व्यवस्थापकाचं कर्तव्य आहे.
व्यवस्थापकाचे चौथे काम म्हणजे, कामाच्या तर्कशास्त्राचा कामगाराच्या तर्कशास्त्राशी मेळ घालणे हे होय. प्रत्येक तंत्रज्ञानाचे स्वत:चे असे ‘कामाचे तर्कशास्त्र' असते; म्हणजे, वेळेच्या संदर्भात कामाची रचना, कामाचे स्थळ आणि काम जेथे करायचे तेथील परिस्थिती या बाबी. जर आपण एखाद्या रसायनाचे अखंड प्रक्रियेने उत्पादन करीत असलो तर कारखाना चोवीस तास, वर्षभर न थांबता अखंड चालू ठेवावा लागेल. हे झालं कामाचं तर्कशास्त्र. यानुसार कामगारांनी रात्री दहा ते सकाळी सहा वाजेपर्यंत काम करायची आवश्यकता असते - दिवाळी, ईद, स्वातंत्र्यदिन, ख्रिसमस यादिवशीसुद्धा!
ही आवश्यकता कामगाराच्या तर्कशास्त्राविरुद्ध आहे. कामगाराला त्याच्या लहानपणापासून शिकविण्यात आलेलं असतं की त्याने रात्री दहा ते सकाळी सहा वाजेपर्यंत झोप घ्यायला हवी, कुटुंब आणि मित्र यांबरोबर सण साजरे करायला हवेत. कामाचे तर्कशास्त्र आणि कामगाराचे तर्कशास्त्र यांच्यातील विसंगतीचा समेट घडवून आणणे आणि तंत्रज्ञानाला सयुक्तिक आणि कामगाराला मान्य अशी कामाची पद्धत विकसित करणे हे व्यवस्थापकाचे काम आहे.
व्यवस्थापकाचे पाचवे काम म्हणजे, मालकाच्या तर्कशास्त्राचे समाधान करणे. मालकाचे तर्कशास्त्र म्हणजे उद्योगातून मालकाच्या असलेल्या अपेक्षा. या अपेक्षा प्रमाणाबाहेर वाढणार नाहीत हे व्यवस्थापकाने निश्चित करायलाच हवं. याचवेळी, व्यवस्थापकाने मालकांना आवश्यक तितके समाधानी ठेवायला हवं आणि त्यांची मंजुरी मिळवायला हवी. अन्यथा उत्तम कामगिरी बजावूनही त्यांना भागधारकांच्या असंतोषाला सामोरे जावे लागेल.
सहावे आणि शेवटचे (पण न्यूनतम खचितच नव्हे) असे व्यवस्थापकाचे काम म्हणजे संघटनेच्या सामाजिक परिणामाचे व्यवस्थापन करणे. ज्या संघटना
० मोठ्या प्रमाणात लोकांच्या नजरेत असतात,
० पर्यावरणावर महत्त्वाचा परिणाम वा आघात करतात,
० समाजाच्या अपेक्षा वाढवितात,
अशा मोठ्या संघटनांसाठी हे विशेषकरून महत्त्वाचे असते.
कोणतीही संघटना स्वत:पुरती अस्तित्वात नसते किंवा स्वत:च स्वत:चा अंतिम हेतू नसते. प्रत्येक संघटना हा समाजाचा एक घटक असतो आणि समाजासाठी अस्तित्वात असते.
एखादा उद्योग कामगारांना आणि व्यवस्थापकांना नोक-या देण्याहून किंवा भागधारकांना लाभांश देण्याहून ग्राहकांना उत्पादित माल आणि सेवा यांच्या पुरवठा करीत असतो. डॉक्टर आणि परिचारिका यांच्या गरजा इस्पितळ भागवीत नाही तर रुग्णांच्या गरजा भागविते; शाळा ही विद्यार्थ्यांसाठी अस्तित्वात असते, शिक्षकांसाठी नव्हे. लष्कर हे देशाच्या रक्षणासाठी असते; सैनिक आणि अधिका-यांसाठी नव्हे. व्यवस्थापकाने हे विसरणे म्हणजे चुकीचे व्यवस्थापन करणे आहे.
आर्थिक माल आणि सेवा यांसारख्या जीवनाच्या परिमाणांविषयी चिंता करण्याबरोबरच व्यवस्थापनाने जीवनाच्या दर्जाविषयीही म्हणजे आधुनिक माणूस आणि आधुनिक समाज यांच्या भौतिक, मानवी आणि सामाजिक परिस्थितीविषयीही चिंता करायला हवी.
संघटनेच्या सामाजिक परिणामांचे, आघाताचे व्यवस्थापन करणे हे व्यवस्थापकाचे सर्वात गुंतागुंतीचे काम असते. हे व्यवस्थापकाच्या संघटनेच्या एकूण परिणामकारकतेच्या दृष्टीतून विचार करण्याच्या सामर्थ्यावर अवलंबून असते. तीन
पातळ्यांवर संघटनेच्या परिणामकारकतेची पारख करता येते :
• ती उत्पादक आहे - म्हणजे, ज्या वस्तू आणि सेवांच्या उत्पादनासाठी ती
संघटना आहे त्यांचे उत्पादन करण्यास समर्थ आहे.
• ती कार्यक्षम आहे - कमीतकमी साधनसामग्री, विशेषतः दुर्मिळ साधनसामग्री,
वापरून संघटना वस्तू आणि सेवा यांचं उत्पादन करते.
• कार्यकुशलता, श्रेष्ठत्व यासाठी तिचा लौकिक आहे - लोकांमध्ये त्या संघटनेची अशी प्रतिमा असते की या संघटनेची उत्पादने आणि सेवा या उच्च दर्जाच्या असतात आणि संघटनेचं व्यवस्थापन हे अंतर्गत आणि बाह्य जबाबदारीविषयी जागरूक आहे.
प्रत्येक संघटनेला लौकिकप्राप्त असावेसे वाटते. मात्र, उत्पादकता आणि कार्यक्षमता या बाबी चांगला लौकिक मिळण्यासाठी आवश्यक आहेत. खनिज तेलाचे उद्भवलेले संकट आणि सध्याची पाणी आणि वीजटंचाई यांनी ठामपणे हे दाखवून दिलं आहे की दुर्मिळ साधनसंपत्ती वाया घालविण्याची किंमत एखाद्या विशिष्ट घटकालाच नव्हे तर देशाच्या एकूण अर्थव्यवस्थेला मोजावी लागते.
संघटना उत्पादक आणि कार्यक्षम आहे असा लौकिक मिळविण्यासाठी संघटनेला सहा हितसंबंधीयांचे समाधान करणे आवश्यक आहे.
हितसंबंधी कशामुळे समाधान
ग्राहक -उत्पादन
कर्मचारी -कामाची स्थिती आणि वेतन
गुंतवणूकदार -आर्थिक कामगिरी
पुरवठा करणारे (सप्लायर) -संघटनेशी असलेले व्यावहारिक संबंध
सरकार -देशाच्या अर्थव्यवस्थेत आणि
ध्येयधोरणांना होणारा सहभाग
समाज - कल्याणकारी मदत
हितसंबंधीयांच्या तांत्रिक गरजा कार्यक्षम आणि उत्पादक संघटना भागवील, जर ती संघटना-
• ग्राहकाला उच्च दर्जाची उत्पादने आणि सेवा देईल.
• सरकारला नियमितपणे कर देईल. ० समाजाला नोक-या देईल.
० कामगारांना चांगुलपणाची वागणूक आणि चांगले वेतन देईल.
० गुंतवणूकदाराला त्याच्या गुंतवणुकीवर योग्य लाभांश देईल.
संघटनेच्या तांत्रिक कामगिरीला राजकीय कामगिरीची म्हणजे तिच्या प्रतिमेची जोड मिळायलाच हवी. केवळ उत्पादनाच्या उच्च दर्जाने ग्राहकांचे समाधान होते असे नव्हे. काही दशकांपूर्वी विजेचे बल्ब एकाच कारखान्यात तयार व्हायचे आणि वेगवेगळ्या उत्पादन-नावांनी विकले जायचे. ज्या बल्बवर अग्रगण्य उत्पादन-नावांचा शिक्का असायचा त्यांची विक्री इतरांपेक्षा जास्त व्हायची.
त्यामुळे, जर तांत्रिक कामगिरीचा लोकांपुढे मांडण्यासाठी जर राजकारणाचा वापर केला नाही आणि हितसंबंधींवर प्रभाव पाडला नाही तर संघटनेला चांगला लौकिक मिळविणे शक्य होणार नाही.
परिणामकारकतेच्या खात्रीसाठी दोन प्रकारची कौशल्ये आवश्यक असतात.
० कार्यरत कौशल्य : व्यवस्थापकाला आपल्या कार्यक्षेत्रात काम करण्याकरिता आवश्यक त्या तंत्रांचा वापर ठाऊक असायला हवा. विक्रीव्यवस्थापकाला विक्रयकौशल्य माहीत असले पाहिजे आणि उत्पादन व्यवस्थापकाला यंत्रसामग्रीचा वापर कसा, कधी करायचा याची माहिती हवी.
० व्यक्तिविषयक कौशल्य : जनसंपर्क साधता येणे जरुरीचे. बहुतांश व्यवस्थापक सोपानबद्ध रीतीने काम करतात; यांत वरिष्ठ अधिकारी, सहकारी आणि दुय्यम सेवकवर्ग येतो. अनेकांना संघटनेबाहेर संपर्क राखावा लागतो. संबंधित व्यक्तींशी ते कसा संपर्क साधतात यावर त्यांच्या कामाची परिणामकारकता ठरते.
व्यवस्थापकाची स्वत:ची कार्यप्रेरणा ही व्यवस्थापकीय परिणामकारकतेसाठी कार्यकारक अथवा अकार्यकारक ठरू शकते.
कार्यसिद्धीसाठी कार्यप्रेरणा : व्यवस्थापक त्याच्या प्रत्येक प्रयत्नासाठी तात्काळ आणि वास्तव स्वरूपाचा लाभ मिळावा अशी इच्छा ठेवण्याची शक्यता असते. उच्च कार्यसिद्धीची प्रेरणा जीवनात निराशादायक ठरू शकते.
अधिकारासाठी कार्यप्रेरणा : खूप लोकांवर प्रभाव पाडण्याची इच्छा यात असते. अधिकारप्राप्तीसाठी उच्चकार्यप्रेरणेचे समाधान करण्याची संधी जी संघटना देते त्याचे व्यवस्थापकीय परिणामकारकतेला साहाय्य होते. यामुळे चांगले व्यवस्थापक आकर्षित होतात.
संलग्न कार्यप्रेरणा : यात लोकप्रिय व्हायची इच्छा असते. मात्र हे व्यवस्थापकीय कामाशी संबंधित नसल्यामुळे कार्यनाशी ठरू शकते. लोकप्रियतेची आस ठेवणाच्या व्यवस्थापकांना इष्ट निर्णय घेणे अवघड जाते. डुकर म्हणतो त्याप्रमाणे, “व्यवस्थापन ही काही लोकप्रियतेची स्पर्धा नाही; आणि चांगले निर्णय हे काही जयघोष करण्याकरिता घेतले जात नाहीत.
व्यवस्थेची कार्यप्रेरणा : यात नियम आणि कार्यपद्धतीनुसार काम करण्याच्या इच्छेने संघटनेच्या नीतीध्येयासाठी आणि व्यवस्थापकीय परिणामकारकतेसाठी आवश्यक असलेली न्याय्यपणाची, प्रामाणिकपणाची भावना खात्रीपूर्वक निर्माण होते. हे विशेष करून मोठ्या संघटनांच्या बाबतीत खरे असते.
व्यवस्थापकीय परिणामकारकता खालील बाबींवर अवलंबून असते :
० संघटनेचे जीवितकार्य समजून घेण्यावर,
० जीवितकार्यासाठी उत्पादक काम करण्यावर,
० कामगारांना कार्यसिद्धप्रवण करण्यावर,
० कामाचे तर्कशास्त्र आणि कामगारांचे तर्कशास्त्र यांचा मेळ घालण्यावर,
० मालकांच्या तर्कशास्त्राचे समाधान करण्यावर,
० संघटनेच्या सामाजिक परिणामांचे, आघातांचे व्यवस्थापन करण्यावर.
या कामात पुढील बाबींचा अंतर्भाव होतो :