व्यवस्थापनाची मूलतत्त्वे/संघभावनेची जोपासना
प्रकरण ४
संघभावनेची जोपासना
“जर वाद्यवृंद एकसाथ सुरावटीत चालायचा असेल तर सर्व वाद्यवृंदातील सर्व वादक मंडळीमध्ये वाद्यवृंद यशस्वी करण्यासाठीची प्रेरणा असायलाच हवी. त्याचप्रमाणे, संघटना परिणामकारक व्हायला त्यांच्या घटकांना एकत्र काम करण्याची प्रेरणा हवी."
हाताखालच्या माणसांसह संघटना परिणामकारक करण्यासाठी संघ उभारणे हे काही एका वेळेचं काम नव्हे. हा सतत चालणारा प्रयास असतो. संघटनेची परिणामकारकता कशी पारखायची ही समस्या आहे. लाभदायकता किंवा विक्रीवाढ यांसारखे निर्देशक नेहमीच विश्वसनीय असण्याची शक्यता नसते. एखादी प्रभावी परिणामकारक संघटना ओळखण्यासाठी व्यवस्थापकाने त्याच्या संघात चार अत्यावश्यक महत्त्वाच्या वैशिष्ट्यांचा शोध घ्यायलाच हवा :
१. स्वकर्तव्याची जाणीव,
२. जागरूकता,
३. हाताखालील व्यक्तींविषयी वाटणारी चिंता,
४. एकत्रितपणे काम पार पाडण्याची इच्छा.
अत्यंत परिणामकारक संघटनेत आपल्याकडून काय अपेक्षा आहेत याची जवळ जवळ प्रत्येकाला जाणीव असते. अपेक्षा मोठ्या असल्याने अपेक्षापूर्तीसाठी थोडीशी ओढाताण करायची आवश्यकता असते. हे करायची सत्तानुकारी पद्धत असेल (म्हणजे वरिष्ठ अधिकारी अपेक्षा ठरवून सांगत असेल) किंवा लोकशाही पद्धतीची (प्रत्यक्ष काम करणा-या गटाने ठरविलेली) असेल; पण यात स्वकर्तव्याची व्यापक जाण साध्य झालेली असते.
दुसरीकडे, परिणामकारक नसलेल्या संघटनेमध्ये लोकांची स्वकर्तव्याची जाणीव हरवल्यासारखी वाटते आणि ते 'वाहवत' चालल्याची कल्पना करून देतात. त्यांना बदलत राहणारी नैमित्तिक कामे दिल्यामुळे गोंधळल्यागत होते आणि कार्यसिद्धी फार कमी होते. काही वेळा, ‘सहभाग' वाढविण्यासाठी सभा घेतल्या जातात; पण या सभांचा शेवट महत्त्वाचे अत्यावश्यक निर्णय पुढे ढकलण्याने होतो.
रोज सकाळी कामावर जाण्यासाठी कुठल्या गोष्टी प्रवृत्त करतात याचा विचार केला तर स्वकर्तव्याची जाणीव समजणे शक्य आहे. एका प्रकारात, एक माणूस सकाळी आळसामुळे ऑफीसला दांडी मारायचा विचार करतो, पण नंतर पुन्हा विचार करतो, "मी यापूर्वीच खूप नैमित्तिक रजा (कॅज्युअल लीव्ह) घेतल्या आहेत. मी आज कामावर जाऊन एक नैमित्तिक रजा वाचविणे हे उत्तम. मला पुढे काही रजा घ्यावी लागण्याची शक्यता आहे." दुस-या प्रकारात, दुसरा माणूस सकाळी उठतो आणि त्याला ताप आल्यासारखं वाटतं. त्याची रजा भरपूर शिल्लक आहे. पण तरीही त्याला वाटतं की त्याने आज ऑफीसला जायलाच हवं; कारण त्याला खूप महत्त्वाचं काम आहे. बायको ऑफीसला जाऊ देणार नाही म्हणून आपल्याला ताप आल्यासारखं वाटतंय हे तो बायकोपासून लपवितो. स्पष्टच आहे की या माणसाला स्वकर्तव्याविषयी जाणीव आहे.
स्वकर्तव्याची जाणीव ही संघटनेमधील व्यक्तीच्या स्थानाशी संबंधित नसते. एखाद्या संघटनेत अगदी चेअरमनलासुद्धा स्वकर्तव्याविषयी जाणीव नसण्याची शक्यता असते आणि ऑफीसच्या कामाऐवजी ते गोल्फ खेळण्याला अग्रक्रम देण्याची शक्यता असते. दुसरीकडे, एखाद्या साध्या कामगारालाही स्वकर्तव्याविषयी जाणीव असू शकते. कामगारांच्या स्तरावर अशी स्वकर्तव्याविषयी जाणीव मी स्वतः पाहिलेली आहे.
विद्युतनिर्मिती उपकरणे बनविणाच्या एका कारखान्याला मी भेट देत होतो. त्याचवेळी कारखान्याची उत्पादनक्षमता दुप्पट करण्याचा प्रस्ताव मंजूर करण्यात आला होता आणि प्रत्येक जण अगदी खुषीत होता. महाव्यवस्थापक तर विस्ताराविषयी बोलत होतेच, उत्पादन-व्यवस्थापक बोलत होते, आणि उत्पादन पर्यवेक्षक (प्रॉडक्शन सुपरवायझर) त्याविषयी बोलत होते. शेवटी आम्ही जेव्हा कारखान्यामध्ये पोहोचलो तेव्हा एक लेथ मशीन चालविणारा कामगारही त्याविषयी बोलायला लागला. मी त्या कामगाराला विचारलं, “या विस्तारासंबंधी तू एवढा का उत्साही आहेस? व्यवस्थापक आणि पर्यवेक्षकांचा उत्साह मी समजू शकतो. त्यांना बढती मिळण्याची शक्यता आहे. तुझ्या बाबतीत म्हणायचे तर तुझ्याभोवती चालणा-या या दहा लेथ मशीन्सची संख्या वाढून ती वीस होईल. याचा अर्थ म्हणजे ध्वनिप्रदूषणात वाढ!"
“तुम्हांला खरी परिस्थिती कळलेली नाही." तो कामगार मला म्हणाला, “आम्ही भारतातल्या गावांच्या विद्युतीकरणामध्ये गुंतलो आहोत. उत्पादनक्षमता दुप्पट झाल्याने विद्युतीकरणाचा वेगही दुप्पट होईल. मी ज्या गावातून आलो आहे तेथे अवघ्या तीन वर्षांपूर्वी वीज आली आहे आणि तेथील लोकांच्या जीवनाच्या, राहणीमानाच्या दर्जामध्ये कसे बदल झालेत ते मी पाहिले आहेत. हे बदल कारखान्याच्या विस्तारामुळे कितीतरी गावे उजळून टाकता येतील."
या कामगाराच्या स्वकर्तव्याविषयीची जाणीव काय असेल याची तुम्ही कल्पना करू शकता. हा तो कामगार आहे ज्याला ताप आल्यागत वाटलं तरीही तो कामावर जायचा प्रयत्न करील.
मोठ्या संघटनांमध्ये, प्रत्येकाला व्यक्तिश: स्वकर्तव्याविषयीची जाणीव करून देणे हे अशक्य असते. परंतु संघटनेमध्ये काम करणा-या व्यक्तीपैकी किती प्रमाणात व्यक्तींना स्वकर्तव्याविषयीची उत्तम अशी जाण आहे यावर संघटनेची परिणामकारकता अवलंबून असते. परिणामकारक नसणाच्या संघटनांमध्ये स्वकर्तव्याविषयीची सर्वसाधारण जाणीव फार कमी प्रमाणात असते. बांधीलकीची (कमिटमेंट) भावना नसताना, गुंतल्याची किंवा सहयोग देण्याची जाणीव नसताना लोक ‘कामावर' येतात.
अत्यंत परिणामकारक असलेल्या संघटनेचे दुसरे वैशिष्ट्य म्हणजे जागरूकता. जर संघटनेत एखादी संधी वाया जात असेल किंवा काही चूक घडत असेल, कुठे काही गफलत होत असेल तर संघटनेत कुणीतरी असा असतो, ज्याच्याकडे जाऊन तो ती बाब त्याच्या निदर्शनास आणून देऊ शकतो आणि त्यावर कारवाई होऊ शकते.
जरी औपचारिक व्यवस्था, कार्यपद्धती, सुसंवादाचे मार्ग, इ. अस्तित्वात असले तरीही एक अशी सुप्त, शब्दात व्यक्त न केलेली समज असते की संघटनेच्या हितासाठी या बाबी दुय्यम आहेत आणि जर संघटनेच्या हिताला विपरीतपणे बाधा येत नसेल तर या बाबी टाळूनही काम करता येते. एखाद्याचा उद्देश जोपर्यंत प्रामाणिक आहे तोपर्यंत अशा बाबी टाळणे शक्य होते. दुसरीकडे, परिणामकारक नसलेल्या संघटनांमध्ये आपल्याभोवताली काय घडते याविषयी कुणाला काही पर्वा नसते. गैरप्रकार आणि अपघात नियमित घडत राहतात; पण त्यांविषयी कोणी काही करताना दिसत नाही. यामुळे अनेक संधी गमाविल्या जातात आणि कामे खालच्या दर्जाची होतात. जरी कुणी वास्तविक किंवा संभाव्य गैरप्रकार कळविण्याबाबत पुढाकार घेतला तर त्याला आरोपीच्या पिंज-यात उभे करून त्याची उलटतपासणी केली जाते. उपस्थित केलेल्या बाबींबाबत पुरेसा पुरावा जर तो देऊ शकला नाही तर त्याला त्वरित शिक्षा केली जाते किंवा त्याची टिंगलटवाळी केली जाते, उपहास केला जातो. त्याने जरी त्याला जाणवलेल्या गैरप्रकारांविषयी पुरावा सादर केला तरी वरचे व्यवस्थापन अगदी धिम्या गतीने चालत असल्याने उपाययोजना केली जात नाही.
याचा परिणाम म्हणून, संघटना संधींचा लाभ घ्यायला किंवा संभाव्य दुर्घटनांपासून स्वत:चे रक्षण करायला असमर्थ ठरते. उदाहरणार्थ, जर संघटनेला एखादी निविदा (टेंडर) मिळाली जी थोड्याच दिवसांनी बंद होणार आहे, तर निविदा वेळेवर सादर न करण्याविषयीची प्रत्येकजण कारणे शोधू लागतो - निविदा उशिरा मिळाली, कुणीतरी आजारी होतं, वगैरे. आणि निविदा वेळेवर सादर न करण्याविषयी बचावात्मक कारणे पुढे केली जातात आणि याप्रकारे, संधी गमाविली जाते.
दुसरीकडे, परिणामकारक संघटनेत जरी निविदा उशिरा मिळाली असली तरीही संबंधित सर्व मंडळी आवश्यक माहिती जमवून निविदा वेळेवर सादर करायचा प्रयत्न करतात; आवश्यकता असल्यास अगदी चोवीस तास काम करूनही. याप्रकारे, प्रत्येक संधी महत्त्वाची समजली जाते आणि तिचे रूपांतर शक्यतेत केले जाते.
जर एखादी धोक्याची बाब परिणामकारक नसणाच्या संघटनेत कळविण्यात आली तर त्याकडे कुणी लक्ष देत नाही. भुरट्या चोऱ्या आणि गैरप्रकार कळवूनही ते होत राहतात. सुसंवादाच्या अभावाने वरिष्ठ व्यवस्थापनाकडे माहिती पोहोचत नाही. काही वेळा, वरिष्ठ अधिका-याला गैरप्रकारांची माहिती नसते. असं म्हणतात की बायकोच्या व्यभिचाराविषयी नव-याला सगळ्यात शेवटी कळतं. परिणामकारक नसणाच्या संघटनेमध्ये गैरप्रकारांविषयी सर्वोच्च अधिका-याला सर्वात शेवटी कळते.
लोकांची कामगिरी, त्यांची संभाव्य कार्यशक्ती आणि त्यांना असलेल्या संधी या दृष्टीने चिंता वाटणे, त्याचे भान असणे हे परिणामकारक संघटनेच्या उत्तमपणाचे तिसरे चिन्ह आहे. परिणामकारक नसणाच्या संघटनेमध्ये व्यवस्थापनाला व्यक्तीविषयी चिंता वाटत नसते. लोकांना केवळ डोकी किंवा हातांची संख्या समजले जाते. बहुतेक रिकामी पदे ही बाहेरून भरली जात असल्याने लोकांच्या संधी, आकांक्षा आणि त्यांची संभाव्य कार्यशक्ती हा व्यवस्थापनाच्या चिंतेचा विषय नसतो. संघटनेतील लोकांचे प्रशिक्षण आणि त्यांचा विकास यामध्ये व्यवस्थापनाला रस नसतो. याचा परिणाम असा होतो की केवळ दुय्यम गुणवत्तेची माणसे संघटनेला चिकटून राहतात.
परिणामकारक संघटनेत वरिष्ठ अधिका-याला हाताखालच्या व्यक्तींच्या संभाव्य कार्यशक्तीची चिंता असते आणि त्यांच्या विकासासाठी तो त्यांना मार्गदर्शन करीत असतो. आपल्या हाताखालच्या व्यक्तींना सुयोग्य पदे देण्यावर तो बारीक लक्ष ठेवतो. याचा परिणाम म्हणून हाताखालची मंडळी आपल्यासाठी ‘वर कुणीतरी' लक्ष ठेवून आहे हे जाणून आपल्या कामावर लक्ष केंद्रित करतात.
याउलट, परिणामकारक नसलेल्या संघटनेत वरिष्ठ अधिका-याला हाताखालील मंडळीच्या संभाव्य कार्यशक्तीविषयी आणि संधीविषयी काळजी वाटत नाही. त्यांच्या विकासाविषयी त्याला पर्वा नसते आणि त्यांच्या प्रगतीसाठी तो जराही मदत करीत नाही. हाताखालच्या एखाद्या समर्थ कर्तबगार व्यक्तीसाठी संभाव्य अशी संधी आली आहे हे जरी त्याला माहीत असलं तरीही हाताखालची ती चांगली व्यक्ती गमावण्याचा विचारही तो मनात आणत नाही. हाताखालील व्यक्तींच्या फायद्याचा तो विचार करीत नाही.
याचा परिणाम असा होतो की हाताखालील माणूस कधीही पूर्णपणे त्याच्या कामाकडे लक्ष देत नाही. तो दुसन्या नोकरीवर नजर ठेवून असतो; कारण त्याला खात्रीने माहीत असतं की त्यालाच स्वत:चं हित जपायला हवं आणि त्याच्या वरिष्ठ अधिकाच्याकडून ही अपेक्षा तो करू शकत नाही.
परिणामकारक संघटनेचे चौथे वैशिष्ट्य म्हणजे सर्व लोकांची–वरिष्ठ, हाताखालील माणसे आणि बरोबरीने काम करणारी माणसे यांची-प्रत्यक्ष एकत्र काम करायची सवय हे होय.
परिणामकारक नसलेल्या संघटनेत एकमेकांशी तिळमात्र संबंध-संपर्क नसलेले जणू हवाबंद असल्यासारखे विभाग असतात. वरून खालून टाचणे (मेमो) येतजात असतात. आवश्यक त्या पूर्वसूचना, कार्यक्रमपत्रिका आणि टिपणे यांसह औपचारिक सभा होतात. अशा सभा समस्या सोडविण्याऐवजी त्यांना बगल देण्यात यशस्वी होतात. अशा संघटनेत नेहमी लोक विभक्त राहून काम करतात आणि प्रत्यक्षात एकत्र यायला विरोध करतात.
प्रत्येक संघटनेत आकस्मिक चुका होतातच. परिणामकारक संघटनेत लोक एकमेकांना भेटून अशा चुकांमुळे निर्माण झालेले प्रश्न सोडविण्यासाठी एकत्र काम करतात. परिणामकारक नसणाच्या संघटनेत लोक त्यांच्याशी विरोध असणा-या माणसाला गुंतवण्यासाठी अशा चुकांचा वापर करायचा प्रयत्न करतात.
उदाहरणार्थ, जर एखाद्या परिणामकारक संघटनेतील विक्री व्यवस्थापकाला त्याच्या क्षेत्रीय कर्मचा-याकडून कळलं की पाठविलेला महत्त्वाचा माल चुकीच्या गोदामात गेला आहे; तर तो स्वतः उत्पादन व्यवस्थापकाकडे जाऊन चूक सुधारण्यासाठी आवश्यक उपाययोजना करील. ते दोघे एकत्र बसून चर्चा करतील आणि गरज असल्यास वरिष्ठ अधिका-याकडे जाऊन समस्या शेवटी सोडवतील. त्वरित सोडवायच्या समस्येसाठी ते अल्पकालीन उपाययोजना करतील आणि अशी समस्या पुन्हा उद्भवण्याची शक्यता कमीतकमी करण्यासाठी दीर्घकालीन उपाययोजना करतील.
दुसरीकडे, परिणामकारक नसलेल्या संघटनेत, विक्री व्यवस्थापकाला झालेली चूक कळताच तो सचिवास बोलावून मेमो लिहायला सांगतो :
"प्रति, उत्पादन व्यवस्थापक,
संदर्भ : माल पाठवणीतील चुका.
परिच्छेद १ : आपल्या विभागाने एका महत्त्वाच्या सामग्री पाठवणीत खालील मोठीच चूक केलेली आहे.
परिच्छेद २ : अशा चुका आपण नेहमी करता. उदा. अ, ब, क... (पूर्वीची उदाहरणे)
परिच्छेद ३ चुकांच्या या पुनरावृत्तीमुळे आमच्या नित्य विक्रय कामात मोठीच अडचण येते आणि परिणामी विक्रीत बाधा येते.
सही - विक्री व्यवस्थापक
आणि हे न चुकता प्रत यांना सादर ....!"
असा मेमो उत्पादन व्यवस्थापकास मिळताच, त्याचे असे उत्तर लिहिले जाते :
"प्रति : विक्री व्यवस्थापक
संदर्भ : माल-पाठवणीतील कथित चूक.
परिच्छेद १ : आपल्या विभागाने केलेल्या चुकीमुळेच प्रस्तुत चूक झालेली आहे.
परिच्छेद २ : आपल्या विभागाने पाठविलेल्या ग्राहकांच्या माहितीशी आमच्या माल पाठविण्याच्या कामाचा थेट संबंध असतो, हे आपल्याला मान्य व्हावे.
...... प्रत यांना सादर..."
परिणामकारक संघटनेमध्ये खालील बाबी असतात :
० विविध विभागागणिक लढाया आणि व्यवस्थापकांमध्ये - विशेषतः वरिष्ठ
पातळीवरील - झगडे कमीत कमी होतात.
० सर्वात वरिष्ठ व्यवस्थापकापासून ते सर्वात खालच्या स्तरावरील कामगारापर्यंत
सर्वत्र स्वकर्तव्याविषयीची जाणीव असते.
० व्यवस्थापकाला संघटनेतील लोकांची चिंता असते - त्यांच्या कामगिरीविषयी,
संभाव्य कार्यशक्ती आणि संधीविषयी.
० शक्य तितक्या थेटपणे, प्रत्यक्षपणे संघटनेतील लोक एकत्र बसून समस्या
सोडवितात.