अद्भुत दुनिया व्यवस्थापनाची/संस्था नावाचे जग

न्न कसं पचतं, हे बहुतेकांना माहीत नसतं. तरहीही प्रत्येक जण आवश्यकताव आवड या ‘पोटी’ खात असतोच. कारण त्याशिवाय जगणं अशक्य आहे. त्याचप्रमाणे ‘संस्था' म्हणजे नेमकं काय हे बहुतेकांना सांगता येणार नाही. तरीही ‘संस्था माणसाचा स्थायीभाव आहे. संस्थेशिवाय जगणेदेखील माणसाला अशक्य आहे.

 प्रत्येक जण कोणत्या ना कोणत्या संस्थेचा सभासद किंवा पदाधिकारी असतो. किमानपक्षी संस्थेशी संबंध तरी ठेवून असतो. आपण राहतो ते घर, कामाचं ठिकाण, करमणुकीची स्थानं, मित्रमंडळे, ज्याच्याशी आपला नेहमी संबंध येतो ते सरकार, प्रशासकीय कार्यालये, शाळा, महाविद्यालयं, दवाखाने, रुग्णालयं, बँका, वाचनालय, दुकानं, हॉटेलं या साच्या भिन्न प्रकारच्या संस्थाच आहेत. म्हणजेच आपले वैयक्तिक, कौटुंबिक, आर्थिक, व्यावसायिक, सामाजिक व शैक्षणिक जीवन ‘संस्था'च्या माध्यमातूनच आकाराला येत असतं. संस्थेशिवाय पान हलत नाही इतक्या त्या आपल्याशी निगडित आहेत.
 आपल्याला संस्था म्हणजे काय ते समजल्यास आपलं ‘संस्थात्मक जीवन’ अधिक सुलभ होईल. सदर लेखाचा हाच उद्देश आहे. अर्थात ‘संस्था' ही व्यापक संकल्पना असल्याने एकाच लेखात तिच्या सर्व बारकाव्यांचा परामर्श घेता येणार नाही. त्यामुळे तिच्या काही पैलूंबाबत थोडक्यात माहिती देण्याचा प्रयत्न आहे.
 एखादं उद्दिष्ट साध्य करण्यासाठी, ठराविक नियमावलीनुसार, एकत्रितपणे काम करणारा समूह म्हणजे संस्था, त्या दोन प्रकारच्या असतात,
१) व्यवस्थापनप्रधान संस्था २) उद्देशप्रधान संस्था  व्यवस्थापनप्रधान संस्थेत उद्दिष्टांइतकंच किंबहुना काही वेळा त्याहीपेक्षा जास्त महत्त्व अंतर्गत रचना व संस्थेचे नियम यांना दिलं जातं. संस्थेचे कार्य अधिक चाकोरीबध्द असतं. अगदीच आणीबाणीचा प्रसंग आल्याखेरीज नियमांची चौकट मोडली जात नाही. बँका, जिल्हाधिकाच्यांचंं कार्यालय, सरकारी विमा कंपन्या, सरकारी शिक्षणसंस्था इत्यादी संस्था या प्रकारात मोडतात.
 उद्देशप्रधान संस्थेत संपूर्ण संघटना अंतिम उद्दिष्ट साध्य करण्यासाठी वापरली जाते. नियमांपेक्षा कामाच्या पूर्ततेला जास्त महत्व असतंं. अशा संस्थांची कार्यपध्दती साचेबध्द न ठेवता, अनौपचारिक राखली जाते. दुकानं,हॉटेलं, खासगी रुग्णालयं, क्लब इत्यादी संस्था ही यांची उदाहरणंं आहेत.
 स्थापनेपासून उद्दिष्टपूर्तींपर्यंत या दोन्ही संस्थांचं व्यवस्थापकीय कार्य तीन टप्यात चालतं. पण प्रत्येक टप्प्याच्या कार्यपध्दतीत दोन्ही संस्थांमध्ये तुलनात्मक फरक असतो. तो काही बाबतीत फायद्याचा तर काही बाबतीत तोट्याचा असतो, हे टप्पे कोणते ते प्रथम पाहू.
 १) कर्मचाऱ्यांची नेमणूक व पदोन्नती.
 २) संस्थांतर्गत कार्यपध्दती.
 ३) संस्थेचे बाह्य जगाशी संबंध
 ४) कर्मचाच्यांची नेमणूक.
 संघटनाप्रधान संस्थेत बहुतेक कर्मचाऱ्यांची नेमणूक प्रथम अगदी खालच्या पातळीवर होते. त्यानंतर तो पदोन्नती घेत घेत वरची पातळी गाठतो. सैन्यात भरती झालेला युवक प्रथम लेफ्टनंट म्हणून रुजू होतो. त्यानंतर पंधरा-वीस वर्षांनी 'मेजर' पदापर्यंत पोचतो.
  उलट उद्देशप्रधान संस्थेत नोकरभरती प्रक्रिया अशी साचेबध्द नसते. संस्थेच्या आवश्यकतेनुसार नियुक्ती व पदोन्नती होते, त्या बाबतचे नियम काटेकोरे नसतात. तेथे नुकत्याच पदवीधर झालेल्या तरुणास वरची जागा दिली जाईल, तर पंचवीस वर्षे काम केलेल्या कर्मचाऱ्यास फारशी पदोन्नतीही मिळणार नाही. एकंदरीत संस्थेचे काम अपेक्षेप्रमाणे करण्याची ज्यांची क्षमता आहे, त्याला प्राधान्य दिलं जातं. त्यामुळे सक्षम व्यक्तीची अधिकारीपदी निवड करणंं सोपंं होतंं. संस्थेची कामगिरी उत्तम होण्यास याचा उपयोग होतो.
 दोन्ही पध्दतीचे काही फायदे व तोटे आहेत.व्यवस्थाप्रधान संस्थेस पदोन्नती नियमानुसार व कित्येकदाा वरिष्ठतेच्या क्रमानुसार झाल्याने इतरांच्या मनात मत्सर निर्माण होत नाही. तसंच अंतर्गत तक्रारी व कुरबुरींंना फारशी जागा राहत नाही. याउलट उद्देशप्रधान संस्थेत पदोन्नती कामगिरीवर होते. त्यामुळे कर्मचाऱ्यांमध्ये स्पर्धा वाढीस लागते. ही स्पर्धा कित्येकदा निकोप राहत नाही. याखेरीज वरिष्ठांची चमचेगिरी करूनकाही पदरात पडतंं का पाहावं, अशी वृत्ती बळावते.
  व्यवस्थाप्रधान संस्थेतील कर्मचारी निम्न स्तरावरून उंच्च स्तरावर पोचल्याने संस्थेशी एकरूप झालेला असतो. संस्था त्याच्या जीवनाचा एक अविभाज्य भाग असते. पैसे मिळवून देणारी जागा इतक्या मर्यादित भावनेने तो तिच्याकडे पाहत नाही.
 उद्देशप्रधान संस्थेतील वरिष्ठ अधिकारी संस्थेत लहानाचा मोठा झालेला असेलच असं नाही. त्यामुळे त्याच्या मनात संस्थेबाबत आत्मीयता असेलच असं नाही. व्यवस्थाप्रधान संस्थेत कर्मचारी आपल्या वरिष्ठ अधिकाऱ्यांच्या आज्ञेनुसार काम करतो. वरिष्ठांकडून प्रत्यक्ष शब्द आल्याशिवाय तो आपल्या मनाप्रमाणे कार्य करत नाही. त्याला सांगण्यात आलेलं कार्य पूर्ण करण्यासाठी आणखी कर्मचाऱ्यांची आवश्यकता असेल तर तो त्यांना त्याप्रमाणे आज्ञा देतो. थोडक्यात सांगायचं तर वरिष्ठांपासून सर्वात खालच्या कर्मचाऱ्यांचे अधिकार ठरलेले असतात व ज्याने त्याने त्या अधिकारकक्षेत राहून कार्य करायचंं असतंं.
 उद्देशप्रधान संस्थेत अधिकारांची चौकट शिथिल असते. गरज पडल्यास अधिकार नसताना संस्थेच्या फायद्यासाठी कार्य केलं तर उलट कर्मचाऱ्याचं कौतुकच होतं. जसं, आपण दुकानात जाऊन खरेदी करता. दुकानाचा मालक दुकानात नसेल तर नोकर पैसे घेऊन पावती देतो. काउंटरच्या ड्रॉवरमधून उरलेले पैसे परत देतो. कारण माल खपवून पैसे मिळवणंं हा त्या 'संस्थेचा उद्देश' असतो. तो मालकाने किंवा नोकराने साध्य केला तरी चालतो.
 हेच घराचा उतारा काढण्यासाठी तुम्ही सरकारी कार्यालयात जाता. फी भरून घेणारा मनुष्य जागेवर नसेल, तर तो येईपर्यंत तिष्ठत थांबावं लागतं. कारण सरकारी कार्यालय 'व्यवस्थाप्रधान 'संस्था असते.
माहिती मिळविण्याची पद्धती :

 कर्मचारी संस्थेशी किती प्रामाणिक आहे व त्याची क्षमता किती याची माहिती मिळवणंं हा संस्थेच्या अंतर्गत कार्यपद्धतीचा एक महत्वाचा भाग असतो.व्यवस्थाप्रधान संस्थेत ती कागदोपत्री नोंदीवरून मिळवली जाते. कर्मचारी कामावर किती वाजता येतो, किती वाजता जातो, कामाचा उरक किती,दिलेलं काम करण्याची त्याची क्षमता कितपत आहे. याबाबत रोज वरिष्ठांकडून किंवा कर्मचारी स्वतः ठेवत असलेल्या नोंदीवरून अनुमान काढलंं जातं.
हेरगिरीचे महत्व :

 उद्देशप्रधान संस्थेत मात्र, नियुक्ती व पदोन्नतीचे नियम शिथिल असल्याने कामावर घेतलेला कर्मचारी संस्थेशी प्रामाणिक आहे की नाही हे अनुभवावरून कळण्यास जागा नसते. अशा वेळी आपली माणसंं (हेर) त्याच्या अवतीभवती नकळत नेमून तो काय बोलतो,कसा वागतो, वरिष्ठांबाबत त्याचं मत काय याची माहिती गोळा केली जाते.ही पध्दत प्राचीन आहे.'राजाने गुप्तहेर नेमून मंत्र्यांच्या प्रामाणिकपणाविषयी खात्री वेळोवेळी करून घ्यावी,’ असं आर्य चाणक्यानेही म्हटलंं आहे. मात्र आपल्यावर लक्ष ठेवलं जात आहे, याची संबंधित कर्माचाऱ्याला जाणीव होऊ न देण्याची खबरदारी बाळगावी लागते, ती तशी झाल्यास तो बाजू उलटवू शकतो.
३. बाह्य जगाशी संबंध :

 ग्राहक व पुरवठादार यांच्याशी प्रत्येक संस्थेस मधुर संबंध ठेवावे लागतात.एखाद्या संस्थेची संस्कृती (ऑर्गनायझेशनल कल्चर) कशी आहे हे बाह्य जगाशी असणाच्या संबंधांवरून ठरतंं. ग्राहकांच्या अपेक्षा पूर्ण करणं व पुरवठादारांचा विश्वास राखणंं या बाबी जास्तीत जास्त चांगल्या पध्दतीने व प्रमाणात पूर्ण करणारी संस्थाच सुसंस्कृत मानली जाते. याखेरीज संस्थेच्या कर्मचाऱ्यांची संस्थेबाहेरील वर्तणूक, संस्थेशी संबंध असलेल्या वा नसलेल्या बाह्य व्यक्तींशी संपर्क ठेवण्याची त्याची पध्दत, सौजन्य, सभ्यता यावरून संस्थेची 'प्रत' किंवा दर्जा ठरतो. यावर संस्कृती अवलंबून आहे आणि या संस्कृतीवर संस्थेची जनमानसातील ‘प्रतिमा ’ अवलंबून राहते. अशा तऱ्हेने व्यवस्थाप्रधान संस्था एखाद्या घरासारखी, बंदिस्त, साचेबंद पण सुरक्षित असते, तर उद्देशप्रधान संस्था 'हाऊस'प्रमाणे चोवीस तास खुली, बहुढंगी पण काहीशी असुरक्षित असते.
 ज्या संस्थेशी आपला संबंध येणार आहे, तिचं स्वरूप लक्षात घेऊन आपण अपेक्षा ठरवाव्यात. संस्थेशी संपर्क आल्यानंतर काही कालावधीतच तिचं स्वरूप लक्षात येतं. घरच्या प्रेमळ आतिथ्याची अपेक्षा गेस्ट हाऊसकडून ठेवू नये आणि गेस्ट हाऊसच्या भपक्याची किंवा सोयीसुविधांची अपेक्षा घराकडून बाळगू नये. म्हणजे आपलीच सोय होते.