व्यवस्थापनाची मूलतत्त्वे/कामाची सोपवणूक
प्रकरण ८
कामाची सोपवणूक
प्रकरण ८
कामाची सोपवणूक
व्यवस्थापकीय वर्तुळांमध्ये 'कामाची सोपवणूक करणे' हे बहुतांशी सैद्धान्तिक स्वरूपाचे असते. याविषयी विविध चर्चासत्रात खूप बोलले जाते. त्यात तज्ज्ञमंडळी कार्यरत अधिका-यांना खालील बाबी साध्य करण्यासाठी शक्य तितक्या कामाची सोपवणूक करायला सांगतात :
• प्रमाणाबाहेर काम करण्यापासून सुटका मिळविणे.
• निर्णय घेण्याच्या प्रक्रियेला वेग देणे.
• हाताखालील अधिकारी तयार करणे.
या चर्चासत्रांना येणारे प्रतिनिधी हा सल्ला पाळायचा आणि त्यानुसार कृती करायचा निश्चय करतात, पण जेव्हा ते त्यांच्या कार्यालयात परत येतात तेव्हा शक्य तितक्या कमी कामाची, अधिकाराची सोपवणूक करतात.
याला कारणीभूत असलेले चार निष्कर्ष देता येतील.
१) कामाच्या, अधिकारांच्या सोपवणुकीविषयी झालेला गोंधळ.
२) हाताखालची व्यक्ती सोपविलेले काम नीट करणार नाही अशी वाटत असलेली भीती,
३) हाताखालची व्यक्ती सोपविलेले काम अधिक चांगल्या प्रकारे करील ही वाटत असलेली भीती.
४) सोपविलेले काम स्वीकारायला हाताखालची व्यक्ती तयार नसणे.
सर्वप्रथम आपण कामाच्या सोपवणुकीच्या प्रक्रियेकडे पाहूया. 'कामाची सोपवणूक' याचे अनेकांसाठी अनेक अर्थ होतात. एकदा बॉस्वेलने जॉन्सनला समानार्थी शब्द भाषेत कसे येतात हे विचारलं.
"याला कारण म्हणजे मूर्ख माणसे भाषेचा वापर करतात." बॉस्वेलने उत्तर दिले, "आणि ते वेगवेगळे शब्द जणू एकाच अर्थाचे आहेत अशा त-हेने वापरतात."
यावर जॉन्सनने विचारले, “मग अनेक अर्थ असलेले शब्द आपल्याला कसे मिळतात?"
"याला कारण म्हणजे चतुर, डोकेबाज माणसे भाषेचा वापर करतात आणि तेच शब्द जणू काही वेगवेगळ्या अर्थाचे आहेत असे वापरतात."
अधिकारी मंडळी ही चतुर, डोकेबाज असल्याने 'अधिकाराची सोपवणूक' हा शब्द अनेक अर्थी वापरतात. एका टोकाला काही अधिकारी कामाची सोपवणूक म्हणजे एकाच पायरीत काम दुस-यावर टाकायची प्रक्रिया आहे असं समजतात. एक दिवस ते जे काम करत, ते काम दुस-या दिवशी त्यांच्या हाताखालची व्यक्ती करायला लागते. हाताखालची व्यक्ती चुका करीत असल्याने हे असे करणे धोक्याचे असते. इतरांना वाटते की कामाची सोपवणूक करणे हे सुट्या भागांची जुळणीव्यवस्था उभारण्यासारखं आहे; ज्यात हाताखालच्या प्रत्येक व्यक्तीला कामाचा एकएक भाग दिलेला असतो आणि मग शेवटी वरिष्ठ अधिकारी त्याची जुळणी करतो. हे अत्यंत असमाधानकारक असते कारण हे भाग कधीच 'नीट बसत' नाहीत आणि मग वरिष्ठ अधिका-याला पुन्हा खूपसे ते काम करावे लागते. काही अधिकारी हाताखालच्या व्यक्तीला काम करायला सांगतात; पण इतक्या वारंवार हस्तक्षेप करतात की ती हाताखालची व्यक्ती तक्रार करून म्हणते, “हे हस्तक्षेपाने चाललेले व्यवस्थापन
आहे."
खरं तर कामाची सोपवणूक ही चार टप्पे असलेली योजनाबद्ध अशी प्रक्रिया आहे.
विशेषत: ते प्रमाणाबाहेर काम करावे लागल्यामुळे जे कामाची सोपवणूक करायला लागले आहेत ते या पहिल्याच उपायावर नाराज होतात. त्यांना नेहमी आढळतं की चर्चा करण्यात आणि हाताखालच्या व्यक्तीच्या कामाच्या योजनेतील चुका सुधरवण्यात त्यांचा खूप वेळ जातोय. इतका की ते काम स्वत: न करण्याने जेमतेम थोडासा वेळ वाचवितात. खरं म्हणजे, कामाच्या योजनेवर चर्चा करण्यासाठी खर्च केलेला वेळ ही भविष्यात वेळ वाचविण्यासाठी वेळेची गुंतवणूकच असते. जर हा टप्पा समाधानकारकरीत्या पार पाडला आणि जर हाताखालची व्यक्ती वरिष्ठ अधिकान्याच्या सततच्या मदतीशिवाय कामाची योजना तयार करू शकत असेल तर ते कामाच्या सोपवणुकीच्या दुस-या टप्प्याकडे येऊ शकतात.
२. दुसरा टप्पा ‘अडचण वाटली की भेट' आहे. येथे हाताखालच्या व्यक्तीला सोपविलेले काम करायला सांगितले जाते. पण त्याला त्या कामात अडचण आली तर अधिकारी हवा तेव्हा उपलब्ध असतो. अन्यथा, हाताखालची व्यक्ती अडचणीत आल्याचं पाहून आणि वरिष्ठ अधिकारी सल्लामसलतीसाठी उपलब्ध नाही हे पाहून गांगरून जाईल आणि चुका करील. याने वरिष्ठ अधिका-याचा त्याच्या हाताखालील व्यक्तीवरील विश्वास कमी होईल आणि हाताखालच्या व्यक्तीचा स्वत:वरील आणि त्याच्या वरिष्ठ अधिका-यावरील विश्वास कमी होईल. हा विश्वास ठामपणे एकदाचा निर्माण झाला की मग तिस-या टप्प्याकडे जाता येते.
३. तिसरा टप्पा आहे ‘प्रतिपोषणाचा (फिडबॅक); म्हणजे हाताखालच्या व्यक्तीकडून वरिष्ठ अधिका-याला माहिती मिळण्याचा.' वरिष्ठ अधिका-याकडे जाऊन काम बरोबर चालले आहे की नाही हे हाताखालच्या अधिका-याने न सांगणे याचा अर्थ असा होत नाही की ही व्यक्ती अडचणीत नसेल. त्याला संकोच वाटण्याची शक्यता असेल किंवा अडचण आल्याचं त्याच्या लक्षात न येण्याची शक्यता आहे. यामुळे अधिका-याला प्रतिपोषणाच्या तिस-या टप्प्याकडे यायला हवे. यात, अधिकारी त्याच्या हाताखालच्या व्यक्तीची नेहमीच्या कामाच्या प्रगतीविषयीची माहिती घेण्यासाठी भेट घेतो आणि काम कसे चालले आहे ते तपासतो. यानंतर, तो त्याच्या हाताखालच्या व्यक्तीला ठराविक काळाने कामाच्या प्रगतीविषयीचा संक्षिप्त अहवाल द्यायला सांगू शकतो.
या उपायाचा फायदा असा की, कामाच्या प्रगतीची अधिकारी जाणीव ठेवतो आणि आवश्यकता असेल तेव्हा हस्तक्षेप करू शकतो. तरीही, यात लागणारा वेळ तुलनात्मकदृष्ट्या कमी असतो आणि एक प्रकारे हे यातील जोखमीची काळजी घेणाच्या ‘विम्याच्या हफ्त्या'सारखे असते.
४. जेव्हा अधिकारी काम अगदी समर्थरीत्या केले जात आहे असे समजून समाधानी होतो तेव्हा तो चवथ्या आणि शेवटच्या टप्प्याकडे म्हणजे–‘कामाचा परित्याग' करण्याकडे वळू शकतो. या टप्प्यामध्ये अधिका-याला न विचारता हाताखालची व्यक्ती सोपविलेले काम करते.
सर्व प्रकारच्या सोपविलेल्या कामाचा शेवट हा कामाचा स्वेच्छेने त्याग करण्यात होतो. यामुळे अधिका-याला महत्त्वाच्या कामांसाठी अधिक वेळ मिळतो; तसेच त्याने हाताखालच्या व्यक्ती अधिक कर्तबगार होते. मात्र, हे लक्षात घेतले पाहिजे की केवळ काम (आणि गरज असल्यास संबंधित अधिकार)च सोपविले जाऊ शकते, जबाबदारी सोपविली जाऊ शकत नाही. तो अधिकारी त्याच्या हाताखालच्या व्यक्तींनी केलेल्या कामांना जबाबदार असतो.
या चार टप्प्यांद्वारे कामाची सोपवणूक करण्याने खालील गोष्टी निश्चित होतात.
० संभाव्य त्रुटींमुळे होणारे नुकसान कमी होते आणि अधिका-याचा त्याच्या
हाताखालील व्यक्तींमधला विश्वास दृढ होऊन उत्तरोत्तर वाढत जातो.
० हाताखालच्या व्यक्तींचाही स्वत:वरील विश्वास उत्तरोत्तर वाढत जातो.
० संघटनेतील इतर लोकांना काम सोपविलेल्या हाताखालील व्यक्तींशी व्यवहार
करण्याची सवय होते.
काम सोपवणूक प्रक्रियेच्या मार्गातील दुसरा एक अडथळा म्हणजे अपयशाची भीती. दोन कारणांमुळे हाताखालची व्यक्ती त्यावर सोपविलेले काम नीट करणार नाही अशी भीती वाटते;
० संघटनेची दंड-शासन देण्याची संस्कृती.
.
० अधिका-याची असुरक्षितता.
अनेक संघटना हे स्पष्ट करतात की जोवर ‘चुका होत नाहीत' तोवर अधिकारी मंडळी हाताखालच्या व्यक्तींवर काम सोपवू शकतात. याने कामाची सोपवणूक करणे जवळपास अशक्य होते. कारण चुका या होणारच असतात. प्रत्येक चुकीसाठी दंड वा शिक्षा देणाच्या संघटनेत कामाची सोपवणूक अजिबात होत नाही.
घडणा-या काही चुका, त्रुटी सहन करायला आणि त्यांतून होणारे नुकसान हे मनुष्यबळ विकासासाठीची गुंतवणूक आहे असे जेव्हा संघटना समजते तेव्हा कामाची सोपवणूक करायला प्रेरणा मिळते. जेव्हा चुकांची पुनरावृत्ती होत असेल तेव्हा म्हणजे एकाच व्यक्तीकडून त्याच त्या चुका सातत्याने होतात तेव्हा संघटना चिंता करते; कारण अशा चुकांमधून हाताखालच्या व्यक्तींचं अपुरं शिक्षण आणि वरिष्ठ अधिका-याचं अपुरं प्रशिक्षण सूचित होते.
मला एका चर्चासत्राला हजर असलेल्या एका वरिष्ठ अधिका-याची आठवण होते. त्याने चर्चासत्र आटोपून परत जाताच एक परिपत्रक काढले, “सर्व अधिका-यांनी त्वरित शक्य तितकी कामाची सोपवणूक करावी; तथापि चुका होणार नाहीत याची खात्री करून घ्यावी." याचा अर्थ असा होतो–“काम सोपवा आणि सोपवू पण नका."
असुरक्षित असलेला अधिकारी नेहमी संघटनेच्या प्रतिबंधांविषयी अतिशयोक्ती करतो. तो कोणतीही जोखीम घ्यायला तयार नसतो आणि औपचारिकपणे सोपविलेल्या कामाची सतत दोनदा तपासणी करतो. याचा परिणाम असा होतो की हाताखालची व्यक्ती आत्मविश्वास गमावून बसते आणि सतत त्याच्या वरिष्ठ अधिका-याकडून करीत असलेले काम तपासून घेते. हा प्रकार हाताखालील व्यक्ती जी सर्वसाधारण कामे करतात त्यांच्याही बाबतीत होतो. याही कामांसाठी हाताखालची व्यक्ती त्याच्या वरिष्ठ अधिका-याकडून तपासणी करून घेत राहते आणि शेवटी होतं असं की यात “कामाची उलटी सोपवणूक" होते; म्हणजे हाताखालच्या व्यक्तींकडून वरिष्ठ अधिका-याकडे कामाची सोपवणूक होते.
ज्या अधिका-यांचा स्वत:वर विश्वास नसतो त्यांचा हाताखालील व्यक्तींवर विश्वास असू शकत नाही. यामुळे कामाची सोपवणूक तर होत नाहीच, परंतु नीतिधैर्यही ढळते. कारण हाताखालच्या माणसाला आढळतं की त्याच्या स्वत:च्या कामावरही त्याचा वरिष्ठ अधिकारी त्याच्यावर नजर ठेवतोय. दुसरीकडे, ज्या व्यक्तीचा स्वत:वर विश्वास
आहे तो कामाची सोपवणूक करायला तयार असतो; जरी संघटनेत चुकीसाठी दंड वा शिक्षा द्यायाची संस्कृती असली तरीही. स्वत:वर विश्वास असलेला आणि कामाची सोपवणूक वेधकपणे करणारा आणि उच्च नीतिधैर्याचा कर्मचारीवर्ग असलेला अधिकारी त्याच्या हाताखालच्या व्यक्तींच्या वतीने संघटनेला तोंड द्यायला तयार असतो.
कामाच्या सोपवणुकीच्या प्रक्रियेच्या मार्गातील तिसरा अडथळा म्हणजे हाताखालील व्यक्ती सोपविलेले काम आपल्यापेक्षा अधिक चांगल्या प्रकारे करील याविषयीची वरिष्ठ अधिका-याला वाटणारी भीती हे आहे. ही भीती मुख्यत्वे वरिष्ठ अधिका-याच्या मूलभूत असुरक्षिततेतून आणि संघटनेअंतर्गत असलेल्या सुसंवादाच्या अभावातून उद्भवते.
आमच्या पिढीतल्या अनेक वरिष्ठ अधिका-यांनी आज ते ज्या पदावर आहेत त्या पदांवर पोहोचण्याची खरोखरीच कधी अपेक्षा केली नव्हती. त्यामुळे त्यांना सतत मानसिक असुरक्षितता वाटत राहते. या भीतीला पाठबळ मिळते तेही नोकरी गेली तर दुसरी मिळणार नाही अशी समज करून देणाच्या भोवतालच्या वातावरणाने.जर हाताखालची व्यक्ती उत्तम कामगिरी करीत असेल तर बरिष्ठ व्यवस्थापकाला वाटते की व्यवस्थापन आपल्याला काढून टाकण्याजोगा व्यवस्थापक समजेल आणि कमी पगारात त्याची कामे करणा-या त्या हाताखालच्या व्यक्तीकडून काम करण्यासाठी
आपल्याला काढूनही टाकतील. अशी भीती वाटणाच्या अधिका-यांना त्यांच्या संघटनेत असं कोठे घडले असल्याचे उदाहरण सांगता येत नसतं; तरीही त्यांना वाटते की हे असे घडू शकते. त्यामुळे हाताखालच्या व्यक्तीला श्रेय मिळेल असे कोणतेही काम त्याच्यावर न सोपविण्यासाठी हरप्रयत्न केले जातात.
कामाच्या सोपवणुकीच्या अभावाने वरिष्ठ अधिका-याला प्रमाणाबाहेर काम पडते. त्याच्या हाताखालच्या व्यक्तींचा पुरेसा वापर होत नसतानाही. पण हे प्रमाणाबाहेरील काम पडण्याने ब-याचदा सुरक्षिततेची भावना निर्माण होते. बरेचसे व्यवस्थापक निर्णय घेण्यात आणि संघटनात्मक कामात झारीतल्या शुक्राचार्यासारखे अडथळे होतात आणि यातून आपण अपरिहार्य आहोत, आपल्याला पर्याय नाही, अशी भावना निर्माण करतात. याची परिणती सुरक्षिततेची भावना बळकट होण्यात होते. याप्रकारे, संघटनात्मक कामाची हीं नकारात्मक बाब वैयक्तिक सुरक्षिततेसाठी सकारात्मक होते.
वस्तुस्थिती अशी आहे, की ज्या अधिका-याला वाटतं की आपण सहजपणे नोकरीवरून काढले जाण्यासारखे आहोत आणि त्यांनी स्वत:ला अपर्यायी वा आवश्यक होण्यासाठी जाणीवपूर्वक काम केले पाहिजे तरच सुरक्षितता येईल. असा अधिकारी उच्च व्यवस्थापन आणि तो अधिकारी यांच्यातील सुसंवादातील खरोखरीच्या अपयशाचा नमुना ठरतो.
आतापर्यंत आपण कामाच्या सोपवणूक प्रक्रियेतील वरिष्ठ अधिका-याची भूमिका पाहिली. मात्र, इतर अनेक प्रक्रियांप्रमाणे, कामाची सोपवणूक कराया दोघांची गरज असते. हाताखालच्या व्यक्तीने सोपविलेले काम स्वीकारायलाच हवे; अन्यथा तो वरिष्ठ अधिकारी आणि हाताखालचा अधिकारी यांच्यात व्हॉलीबॉलच्या खेळासारखा प्रकार होईल - सोपवायचं काम ते एकमेकांकडे उडवीत राहतील. सोपविलेले काम स्वीकारण्यातील कुचराईमागे हाताखालच्या व्यक्तीची खालील नेहमीची कारणे असू शकतात :
१. वरिष्ठ अधिका-याविषयीच्या विश्वासाचा अभाव.
२. आत्मविश्वासाचा अभाव.
३. कामाच्या सोपवणुकीमुळे आत्मविकास होतो हे न उमजणे.
वरिष्ठ अधिकारी आणि हाताखालची व्यक्ती यांच्यातील परस्परविश्वास हा कामाच्या सोपवणुकीसाठी अत्यंत आवश्यक असतोच. जर होताखालच्या व्यक्तीला अपयश आले तर वरिष्ठ अधिकारी आपल्याला बळीचा बकरा बनवील आणि यश आले तर तो सर्व श्रेय स्वत:कडे घेईल अशी भीती वाटते तेव्हा हाताखालची व्यक्ती सोपविलेले काम स्वीकारायला तयार नसते. स्पष्टच आहे की कामाची सोपवणूक करण्यापूर्वी वरिष्ठ अधिकारी आणि त्याच्या हाताखालील व्यक्ती यांच्यात विश्वास निर्माण करणे ही येथे पहिली पायरी आहे.
असुरक्षित असलेली हाताखालची व्यक्तीसुद्धा सोपविलेल्या कामाला विरोध करील, कारण अपयशाच्या शक्यतेची त्याला भीती वाटेल. अपयशाच्या भीतीच्या तणावामुळे हाताखालील व्यक्ती सोपविलेले काम वरिष्ठ अधिका-याकडून सतत तपासून घ्यायला ब-याचदा प्रवृत्त होतो; आणि त्यामुळे कामाच्या सोपवणुकीची मूलभूत प्रक्रियाच तणावास कारणीभूत होते. यावरचा उपाय म्हणजे 'यशाच्या मालिकाद्वारे' हाताखालच्या व्यक्तीचा विश्वास संपादून तो दृढ करणे. सुरुवातीला अशा भिणा-या हाताखालच्या व्यक्तीला एक साधेसोपे काम दिले जाते. तो जेव्हा ते यशस्वीपणे पूर्ण करतो तेव्हा त्याला तुलनेने अधिक गुंतागुंतीचे काम दिले जाते. त्यानंतर त्याच्याकडे अधिक अवघड काम सोपविले जाते. याप्रकारे, यशाच्या अनुभवांच्या मालिकेतून हाताखालच्या व्यक्तीमधे आत्मविश्वास निर्माण करून अढळ केला जातो.
काही हाताखालच्या व्यक्ती सोपविलेल्या कामाला विरोध करताना म्हणतात : ‘त्यांनी हे वरिष्ठ अधिका-यांचं काम आपण का करावं? हे काम करायला वरिष्ठ अधिका-यांना पगार दिला जात असताना त्यांना पुरेसं पद-स्थान आणि पैसे न देणाच्या त्यांच्या मनात शत्रुत्वाची भावना निर्माण होते आणि उच्च पातळीवरचे काम करून संघटनेला ‘पिळवणूक' करू देणे त्यांना आवडत नाही.
पद-स्थान आणि पैसा-पगारवाढ आणि बढत्यांच्या मार्गाने संघटना 'त्यांना' काय करते यावर लक्ष केंद्रित करणाच्या मंडळींसाठी ही एक शाश्वत समस्या असते. परिणामकारक असलेले अधिकारीसुद्धा कामगिरी आणि विकासासाठी नव्या संधी देऊन संघटना 'त्यांच्यासाठी' काय करते या दुस-या बाबीचाही विचार करतात. उच्च पातळीवरचे काम यशस्वीरीत्या पूर्ण करण्याद्वारे कामाच्या सोपवणुकीकडे ते स्वत:च्या विकासाची एक संधी म्हणून पाहतात. असे अधिकारी याचा परिणाम म्हणून संघटनेने औपचारिकरीत्या त्यांच्या बढतीला मान्यता देण्यापूर्वी स्वत:ला बढती मिळवून घेतात.
कामाची सोपवणूक ही अशी एक प्रक्रिया आहे की जी दोन इच्छुक व्यक्तींमध्ये व्हायला हवी. जबरदस्तीने कामाची सोपवणूक करण्याचा कोणताही प्रयत्न हा निष्फळ ठरू शकतो. कामाची सोपवणूक करणा-याला धमकावल्यागत वाटते आणि त्याने सोपवणुकीची संपूर्ण प्रक्रिया फिसकटण्याची शक्यता असते.
एका अधिका-याचे उदाहरण आहे. तो सबकुछ एकट्याने करणाच्या एकपात्री बँडसारखा होता. तो सतत प्रमाणाबाहेर काम करायचा. हाताखालील माणसांना फारसं काम नसायचं. त्यामुळे त्याच्या वरिष्ठ अधिका-याने आग्रह धरला की त्याने कामाची सोपवणूक करायला हवी. आपल्यावर कामाची सोपवणूक करण्यासाठी दडपण येतय हे पाहून त्याने एक व्यवस्थित चाल खेळायचे ठरविले. त्याने त्याच्या कामाच्या सोपवणुकीकरता हाताखालील व्यक्तीपैकी सर्वात कमी निपुण अशा व्यक्तीला बोलाविलं. (प्रत्येक विभागात गुंतागुंतीच्या कामाने सहज गोंधळून जाणारे ‘श्री. गोंधळे' असतात.) मग त्या अधिका-याने त्यांच्याजवळील सर्वात अवघड गुंतागुंतीचं काम निवडलं. त्याला 'आरामात बसायला' सांगितलं; यामुळे तर तो बिचारा तणावाखाली आला आणि खुर्चीच्या टोकाला सरकून बसला. यानंतर तो अधिकारी त्याला म्हणाला, “हे बघ, माझ्या वरिष्ठ अधिका-याने मला काम सोपवायला सांगितले आहे; म्हणून मी हे काम तुझ्याकडे देत आहे. मला माहीत नाही तू हे काम व्यवस्थित करू शकशील की नाही; पण आपल्याला प्रयत्न करून पाहणे भाग आहे. आता अगदी लक्षपूर्वक ऐक; म्हणजे मला पुन:पुन्हा सांगावं लागणार नाही. मी थोडक्यात आणि कोणालाही स्पष्टपणे समजेल असे बोलेन."यानंतर त्या अधिका-याने अगदी सावकाश त्या बिचाव्या हाताखालच्या अकार्यक्षम व्यक्तीला सूचना द्यायला सुरुवात केली.
मनुष्यप्राण्याला एक आकलनशक्ती असते. जर एखादा कुणी आकलनाच्या सर्वात कमी अशा गतीपेक्षा धिम्या गतीने बोलत असेल तर बोलणे समजत नाही. त्यामुळे हा अधिकारी जेव्हा अत्यंत सावकाश बोलला तेव्हा हाताखालच्या त्या माणसाला काहीच कळलं नाही. त्याचं बोलणं संपल्यावर तो अधिकारी त्याला म्हणाला, “हे बघ, मी तुला सगळं काही सावकाश आणि अगदी स्पष्टपणे सांगितले आहे; त्यामुळे मला खात्री आहे की तुला काही अडचण येणार नाही. बरोबर आहे ना माझं?" त्या बिचाऱ्या हाताखालच्या व्यक्तीने मान डोलावली. कारण आपल्याला काहीएक समजलेले नाही हेही त्याला समजले नव्हते.
“आता काम काय आहे ते तुला अगदी स्पष्ट झाले आहे तेव्हा जा आणि ते काम करून टाक बघू."तो अधिकारी पुढे म्हणाला, “आणि माझं डोकं खायला येऊ नकोस. माझा वेळ वाचविण्यासाठी हे काम तुझ्यावर सोपविण्यात आलं आहे; त्यामुळे एकसारखे प्रश्न विचारून माझा वेळ वाया घालवू नकोस."
ती बिचारी हाताखालची व्यक्ती बाहेर पडली ती पार गोंधळून आणि लवकरच तिने त्या कामात फार गोंधळ करून ठेवला. तो अधिकारी त्याच्या वरिष्ठ अधिका-याकडे धावला आणि त्याला म्हणाला, “तुम्ही मला काम सोपवायला सांगितलंत; पण या माझ्या हाताखालच्या व्यक्तीने काय गोंधळ करून ठेवला आहे तो पाहा तरी!" त्यानंतर तो वरिष्ठ अधिकारी पूर्ववत कामाच्या सोपवणुकीविषयी ‘सबकुछ एकट्याने' करायला, एकट्याने त्याचा बँड वाजवायला मोकळा झाला.
याप्रकारे, कामाची सोपवणूक ही प्रेरित करावी लागते आणि इच्छुक नसणाच्या अधिका-यांवर ती लादता येत नाही.
कामाच्या सोपवणुकीला प्रेरणा देण्याची एक बाब म्हणजे वेळेचं व्यवस्थापन, अनेक
अधिकारी आपल्या हाताखालच्या व्यक्तींवर कामे सोपवू शकतात, जी काही कामे ते स्वतः करण्यात पुरते गुंतलेले असतात. कामात ते इतके गुंतून जातात की व्यवस्थापनाचं अन्य काम करण्यासाठी त्यांच्याकडे वेळ नसतो. जेव्हा त्या अधिका-याच्या हे लक्षात येतं, तेव्हा तो त्यांची काही कामे दुस-यावर सोपधून त्या कामांतून मोकळे व्हायचे ठरवितो. मात्र, कामाची सोपवणूक ही केवळ वेळेच्या व्यवस्थापनापुरतीच उपयुक्त असते असे नव्हे. लोकांत विकास घडवून आणण्याची ही एक सर्वात महत्त्वाची पद्धत आहे. एखाद्या व्यवस्थापकाला एखाद्या सखोल तीव्रतम स्वरूपाच्या व्यवस्थापन विकासाचा अभ्यास करण्यासाठी पाठविणे आणि तो परत आल्यावर त्याला पूर्वीचेच काम करायला सांगणे यात काही अर्थ नाही. विकासाशिवाय होणारी ही प्रशिक्षण पद्धत आहे. कामाच्या सोपवणुकीद्वारे जर हाताखालच्या व्यक्तीला अधिकाधिक जबाबदारी दिली तर कमीतकमी प्रशिक्षणाने तो स्वत:चा विकास स्वतः करू शकेल.
आपल्या हाताखालील व्यक्तींचा फारसा विकास झालेला नाही या वस्तुस्थितीविषयी बहुतेक व्यवस्थापकांना बिलकूल पर्वा नसते. भारतातील परिस्थिती अशी आहे की एखादा नमुनेदार व्यवस्थापक त्याच्या भावाला, पुतण्याला मदत करायला पुढे सरसावेल, पण स्वत:च्या हाताखालील व्यक्तीच्या विकासासाठी काहीएक करणार नाही. साधी मदतही करणार नाही. संघटनेशी असलेल्या संबंधांपेक्षा कुटुंबाशी असलेले संबंध अधिक निष्ठा मिळविण्यात समर्थ ठरतात. जिथवर हाताखालच्या व्यक्तीचा प्रश्न असतो, व्यवस्थापक असा दैववादी दृष्टिकोन ठेवायला तयार असतो, की 'हाताखालची व्यक्ती त्याच्या दैवात असेल तर येईल वर...' फारतर तो व्यवस्थापक हाताखालच्या व्यक्तीचे प्रशिक्षण कार्यक्रमांसाठी नाव नोंदवील. पण प्रत्यक्ष काम करीत असताना कामाच्या सुधारणेबाबत आणि वाढीव जबाबदारीबाबत पाठिंबा मिळाल्याशिवाय हे प्रशिक्षण कार्यक्रम परिणामशून्य ठरतात.
यातून आपण कामाच्या सोपवणुकीच्या मुख्य प्रेरणेकडे येतो, ती म्हणजे व्यवस्थापनाचे व्यावसायिकीकरण. आपण व्यावसायिक व्यवस्थापकांविषयी बोलतो. पण प्रामाणिकपणे सांगायचे तर, जोवर व्यवस्थापक मंडळी कामाची सोपवणूक करायला आणि त्यांच्या हाताखालील व्यक्तींचा विकास करायला इच्छित नाहीत तोवर व्यावसायिकता असू शकत नाही. व्यावसायिकतेचं खरं बोधवाक्य आहे ते म्हणजे, ‘शिष्यात् इच्छेत् पराजयम्' (तुमच्या शिष्याकडून पराजित होण्याची इच्छा बाळगा.) जोवर तुमचा शिष्य तुमच्याहून श्रेष्ठ होत नाही आणि तुमच्याहून उत्तम कामगिरी करीत नाही तोवर तुम्ही व्यावसायिकतेला तुमचे योगदान दिलेले नाही आणि हेच तर कामाच्या सोपवणुकीत साध्य होते. जर व्यवस्थापक व्यावसायिकतेत विश्वास ठेवीत नसेल आणि त्या दिशेने प्रयत्न करीत नसेल तर व्यावसायिक व्यवस्थापनाची स्थापना होणार नाही.
आयर्वेदिक औषध आणि अ‍ॅलोपथिक औषधे यांच्या इतिहासांची तुलना करून व्यावसायिक कार्यधोरणाने काय फरक पडू शकतो ते आपण पाहू शकतो. आयुर्वेद हा अ‍ॅलोपथीपेक्षा दहापटीने जुना आहे. पण आज भारतातसुद्धा लोकांचा आयुर्वेदावरील विश्वास कमी होत आहे; तर अ‍ॅलोपथीवरील विश्वास वाढत आहे. आपण जर आयुर्वेद
आणि अ‍ॅलोपथीच्या ऐतिहासिक विकासाकडे पाहिले तर आपल्याला आढळून येईल की आयुर्वेदावर आधारित वैद्यकी ही नात्यागोत्यातील व्यक्तींपुरती होती. प्रत्येक महान 'वैद्याने' त्याचे ज्ञान देणं हे त्याची मुले आणि अत्यंत जवळचे नातलग यांच्यापुरतंच मर्यादित ठेवलं आणि तेथेही ब-याचशा वैद्यांनी थोडेसे ज्ञान आपल्या मुलांपासून लपवून ठेवले; जेणेकरून त्याच्या मुलाला पुन:पुन्हा त्याच्या वृद्ध वैद्यपित्याकडे सल्ला घेण्यासाठी जावे लागे. दुसरीकडे, अ‍ॅलोपथीने व्यावसायिक कार्यधोरण ठेवले. अ‍ॅलोपथीच्या प्रत्येक नामांकित डॉक्टरने पुढल्या पिढीतील गुणवत्तेच्या आधारावर निवडल्या गेलेल्या विद्यार्थ्यांना आपले ज्ञान देण्यासाठी काही वेळ खर्च केला. आपल्याला जे ज्ञान होते ते पुरेसे नसून पुढची पिढी याहून अधिक ज्ञान मिळवू शकेल, अधिक ज्ञान मिळवायचा प्रयत्न करायलाच हवा यावर त्यांनी भर दिला. याचा परिणाम असा झाला की आयुर्वेदिक औषधांच्या ज्ञानाच्या विकासाची गती खुंटली आणि हे ज्ञान ओसरतही गेले; पण या उलट अ‍ॅलोपथी द्रुतगतीने प्रचंड वाढली आणि एका महान व्यवसायाची निर्मिती झाली.
याचप्रमाणे, व्यवस्थापनात, आपण आपल्या हाताखालील व्यक्तींना आपल्या खांद्यावर उभे राहायला आणखी विस्तीर्ण क्षितिजांचा शोध घेण्यासाठी संधी द्यायला हवी. कामाच्या सोपवणुकीद्वारे ज्ञानाचा प्रसार आणि विकास करून हे साध्य करणे शक्य आहे.
परिणामकारक कामाच्या सोपवणुकीचे चार टप्पे आहेत :
• योजना आखणे व ती पारखून घेणे,
• मधल्या अडचणी सोडवणे,
• प्रतिपोषणाची व्यवस्था ठरविणे आणि
• शेवटी कामाचा परित्याग.
अधिका-यांना वाटणारी अपयशाची भीती आणि असुरक्षिततेची भावना हा मुख्य अडथळा असतो. आपल्या हाताखालची मंडळी आपल्याहून अधिक उत्तम कामगिरी करील या भीतीपोटीं असुरक्षित अधिकारी कामाच्या सोपवणुकीच्या यशाविषयीही साशंक असतो, भीत असतो. वरिष्ठ अधिका-यावरील अविश्वास, स्वतःतील आत्मविश्वासाचा अभाव किंवा आत्मविकासातील कामाच्या सोपवणुकीच्या भूमिकेचं महत्त्व समजण्याचा अभाव यांमुळे हाताखालची व्यक्ती कामाची सोपवणूक तत्परतेने स्वीकारीत नाही.
तीन विशिष्ट टप्प्यांद्वारे संघटना कामाच्या सोपवणुकीला उत्तेजना देऊ शकते :
• पहिला टप्पा : हाताखालील व्यक्तींचा विकास हे एक महत्त्वाचे काम असून ते
व्यवस्थापकीय कामगिरीमध्ये विचारात घेणे.
• दुसरा टप्पा : कामाच्या सोपवणुकीतील चुका जर हाताखालील व्यक्तींच्या विकासाला सहभाग देत असतील तर अशा चुकांविषयी सहानुभूतीचे वातावरण निर्माण करणे.
• तिसरा टप्पा : वेळोवेळी सल्लामसलत करून आणि व्यवस्थापकीय कामगिरीचे मूल्यांकन करून व्यवस्थापकांमध्ये सुरक्षिततेची भावना प्रेरित करणे.
मात्र, कामाच्या सोपवणुकीतील मुख्य भूमिका खुद्द स्वत: सोपवणूक करणाराच बजावील. हेतूपूर्वक जे अधिकारी कामाची सोपवणूक करतील ते त्यांच्या वेळेच्या व्यवस्थापनाची समस्या तर सोडवतीलच; पण व्यवस्थापकीय विकासाला साहाय्य करण्याबरोबरच व्यावसायिक व्यवस्थापनाची स्थापना करायलाही मदत करतील.
प्रकरण ९
व्यवस्थापनातील प्रेरणा
व्यवस्थापकाला जी कामे करावी लागतात त्यातील एक सर्वात महत्त्वाचे काम म्हणजे प्रेरणा देणे. प्रेरणेची व्याख्या अनेक प्रकारे करता येईल. माझी खात्री आहे की मानसतज्ज्ञमंडळी लांबलचक व्याख्या करू शकतात. मी औद्योगिक व्याख्येचा विचार करतोय आणि ती अगदी सोपी आहे. जेव्हा एखादी व्यक्ती एखाद्या संघटनेत येते तेव्हा ती कामगिरीच्या दोन स्तरांचा विचार करू शकते. पहिला : कमीतकमी कामगिरीने सुटका होते तो स्तर; आणि दुसरा : अधिकतम कामगिरी करण्यासाठी तो जितका समर्थ आहे तो स्तर आणि या दोहोंमधील फरक आहे प्रेरणा.
एखादी व्यक्ती किती अधिकतम कामगिरी करायला समर्थ आहे हे पाहाण्यासारखं आहे. अधिकतम कामगिरीच्या जितकं जवळ जावं तितकी ती कामगिरी आणखी वाढत असल्यागत वाटते; आणि खरं तर हेच व्यवस्थापकाचा 'विकास' करते, त्याला घडविते. आता आपण पाहू या की काही लोक ही खूप चांगली कामगिरी का करू शकतात, आणि इतर तेवढी चांगली कामगिरी का करू शकत नाहीत?
लोकांना कार्यप्रवण करावयाचे पारंपरिक मार्ग अत्यंत सोपे आहेत : दाम आणि दंडा - पैसा आणि भीती. आपण जर हाताखालच्या माणसाला सांगितले : “हे काम मला आज संध्याकाळपर्यंत व्हायला हवंय - नाहीतर उद्या इथे यायचा विचार करू नकोस." तर तो ते काम पूर्ण करायची ब-यापैकी शक्यता असते. मात्र, समस्या आहे. ती ही की, : समजा, त्याने असं सांगितलं, “मी हे काम आज संध्याकाळपर्यंत पूर्ण करणार नाही. मी उद्या नक्की येणार आहे. मला बघू दे तरी तुम्ही काय करता ते?" तर मग तुमच्यापुढे समस्या निर्माण होईल; कारण आता भीती तुमच्या बाजूला आली
आहे.
मला माझी पहिली नोकरी सुरू झाली तेव्हाचा काळ आठवतोय. त्यावेळी प्रत्येक व्यवस्थापक भीतीविषयी फार मोठा विचार करीत असे. 'गेट बंद कर देगा' हे शब्द फारच परिणामकारक ठरत. असा एकही व्यवस्थापक त्यावेळी नव्हता जो दिवसाकाठी सहा वेळा तरी हे म्हणत नसेल! आज परिस्थिती बदलली आहे. भीतीचा वापर करणे